Qué es un albarán y para qué sirve | Diferencias con la factura

El albarán es un documento muy utilizado, pero no tan conocido como puede ser la factura. Sin embargo, tiene una gran importancia en el funcionamiento de las empresas.

Vamos a verlo todo para que te quede más que claro. 😉

Qué es un albarán

El albarán es un documento que elabora el emisor, o proveedor de los productos, y que envía con la mercancía.

Es un documento mercantil en el que se describe lo que contiene el envío, incluyendo detalles sobre el tipo de productos y la cantidad de ellos que se entregan.

También se puede especificar si alguno de los productos que se encontraban en el pedido inicial no están incluidos en el envío, así se tiene una visión general de lo que se ha pedido y recibido. Esto ocurre de forma especial cuando el proveedor hace diferentes entregas que se van a incluir en una misma factura.

Normalmente, una vez que el cliente recibe la mercancía con el albarán, lo firma como justificación de que ha recibido lo pedido y se queda con una copia.

Por tanto, el proveedor es quien emite el albarán y lo envía junto con la mercancía y el cliente lo recibe y lo firma.

Para qué sirve un albarán

El albarán sirve, una vez está firmado, como justificación de que se ha recibido la mercancía.

Esto hace que el proveedor tenga el justificante y pueda exigir el pago de la factura al cliente.

Por otro lado, el cliente también puede hacer reclamaciones relacionadas con los productos por incumplimientos de lo acordado previamente.

El albarán, por todos estos motivos, es muy importante. Aunque quizás no sea tan conocido y valorado como la factura.

Diferencia entre albarán y factura

El albarán y la factura son los dos documentos más utilizados en las transacciones comerciales de las empresas. Las principales diferencias entre ellos son:

• Validez fiscal. El albarán no puede incluirse en los impuestos o para justificar exenciones fiscales, y la factura sí.
• Precios e impuestos. En los albaranes no es obligatorio incluir esta información, al contrario que en las facturas.
• Momento de la emisión. El albarán se elabora cuando se envía la mercancía y la factura se hace posteriormente.
• Justificación del pago. La factura puede servir como justificante de pago mientras que el albarán sólo de la entrega de la mercancía.
• Utilidad en la gestión. El albarán es muy útil para el control de stock y el inventario. Por su lado, la factura es necesaria para llevar la contabilidad de la empresa.
• Conservación. La factura tiene que conservarse un mínimo de 5 años, pero el albarán no es necesario guardarlo.

Tipos de albarán

La diferenciación de los albaranes se hace según si se incluye o no el precio de los productos en él. Esto es así porque en el albarán, a diferencia de la factura, no es obligatorio especificar el precio por unidad ni el total.

Por tanto, encontramos dos tipos de albarán:

• Albarán valorado. Se incluye precio unitario, total, descuentos que se aplican y también se especifica el IVA.
• Albarán sin valorar. En este tipo de albarán sólo se incluyen datos descriptivos, sin especificar valores monetarios.

Cómo hacer un albarán

Ya tienes una idea bastante precisa de lo que es un albarán, ahora vamos a ahondar un poco más. Para ello, te voy a enseñar a cómo hacer un albarán paso a paso. Vamos allá. 

Datos de un albarán

Lo primero es tener claros todos los datos que hay que incluir en este documento.

Existen algunos datos obligatorios:

• Número de albarán. Igual que las facturas, los albaranes deben ir numerados con una serie propia.
• Identificación como albarán. En la parte superior debe indicar que se trata de un albarán o nota de entrega, que sea fácilmente visible.
• Fecha de emisión.
• Datos fiscales. Nombre del emisor y receptor, NIF y domicilio.
• Descripción de los productos entregados, indicando su número.
• Lugar y fecha de entrega de la mercancía.
• Firma del receptor.

Y otros datos opcionales:

• Precio individual de cada servicio y/o producto.
• Posibles descuentos en el precio.
• Impuestos aplicables (IRPF e IVA).
• Cuantía total del pedido.

Los datos obligatorios se incluirán siempre en todos los albaranes. Por otro lado, los datos opcionales sólo se encuentran en los albaranes valorados.

Paso a paso para crear un albarán

Si necesitas un poco de ayuda para crear este documento, sigue estos sencillos pasos para rellenar las partes de un albarán:

1. Introduce los datos del proveedor.
2. Introduce los datos del cliente.
3. Fechas y zonas.
4. Productos.

En internet puedes encontrar plantillas de un albarán, como ejemplo de cómo se hace. De esta forma, te quedará más claro dónde incluir los datos y que no se te quede nada en el tintero. Además, así te será más fácil seguir una misma línea para todos con su numeración correspondiente.

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En cualquier caso, contar con una asesoría como Openges puede ser lo mejor para tu negocio. Recibirás asesoramiento sobre todo el proceso desde el inicio y harás todos tus albaranes de forma correcta. 🤓