Ejemplos de arqueo de caja y cómo se contabiliza

El arqueo de caja es fundamental en todos los negocios que ofrecen productos o servicios a sus clientes, y es que cuando hablamos de dinero la cosa se pone seria... 

En este post vas a aprender qué es y cómo se realiza el arqueo de caja para entender mejor el funcionamiento de tu negocio. ¡Vamos a ello! 😎

Qué es el arqueo de caja

El arqueo de caja es un proceso en el que se contrasta la información contable con el dinero en efectivo que hay en la caja del negocio. Con caja nos referimos a el dinero, los pagos con tarjetas, cheques, etc.

De esta forma, se garantiza que los registros contables muestren la realidad de la empresa al coincidir con el efectivo real.

Este proceso es fundamental para que las operaciones financieras de un negocio tengan integridad y transparencia.

Además, no se trata de un proceso exclusivo para algunas empresas, los autónomos también deben hacerlo. Tranqui que te explico cómo. 

Cómo se hace el arqueo de caja

Para conseguir los datos del cierre de caja hay que fijarse en el efectivo, en el software que se usa para la gestión online y en lo que haya anotado en los tickets de venta. Además, para contabilizar el arqueo de caja hay que tener en cuenta los siguientes elementos:

• Efectivo en caja en el momento del cierre (CEF).
• Total de ventas diarias (VD).
• Pagos a través de otros medios (VO).
• Descuentos (D).
• Otros gastos de la empresa (OG).
• Ventas a crédito (CC).
• Saldo en caja en el momento de la apertura (CEI).

Conociendo todas estas variables, el cálculo del arqueo de caja se puede hacer con la siguiente fórmula: VD= CEF + CEI + VO - OG - D - CC

Para que el proceso sea efectivo, mi consejo es hacer el arqueo de caja de forma diaria. Así se puede verificar el dinero que hay y los pagos que se han hecho con tarjeta de crédito, de manera que coincida con las ventas reales que se han hecho ese día. Aún así, muchos negocios eligen contabilizar el arqueo de caja al final del turno de los empleados, la decisión final depende de ti.

Una vez que se ha hecho el arqueo de caja cada día, pueden darse las siguientes situaciones:

• Coincidencia entre el dinero en efectivo y el saldo contable, lo que significa que la caja está cuadrada.
• Dinero faltante. Es decir, el dinero en efectivo es inferior a la cantidad que hay en la cuenta contable.
• Dinero sobrante. En este caso, el dinero en efectivo es superior a lo que hay en las cuentas contables.

Si te sirve de consuelo, la existencia de diferencias entre las cuentas contables suele darse por errores humanos, por ejemplo por haber anotado mal los cobros o los pagos. Estos descuadres hay que contabilizarlos de forma provisional y, posteriormente, definirlos como pérdidas o beneficios.

Asientos contables del arqueo de caja

Las diferencias entre el efectivo y la contabilidad, como cualquier movimiento que haya en una empresa hay que registrarlo, y se realiza del siguiente modo:

• Diferencia negativa. Si falta dinero, o se encuentran billetes falsos, hay que contabilizar la pérdida por el principio de prudencia. El asiento es el siguiente:

(659) Otras Pérdidas en gestión corriente

A

Caja (570)

Si no se llega a encontrar la diferencia, el asiento será correcto y estará registrado. Es una pérdida real que afecta a la contabilidad.

Si, posteriormente a la contabilización del asiento, se encuentra el dinero que faltaba, habrá que registrar el siguiente asiento:

(570) Caja, euros

A

Ingresos excepcionales (778)

• Diferencia positiva. No hay que incluir el ingreso en la contabilidad hasta que sea real, igualmente por el principio de prudencia. Entonces, se utiliza una cuenta transitoria para su registro:

(570) Caja, euros

A

Partidos pendientes de aplicación (555)

En el momento que sepas que ha pasado, se elimina la cuenta transitoria y se registra lo que corresponda. Por ejemplo, si se había olvidado apuntar lo cobrado al cliente:

(555) Partidas pendientes de aplicación

A

Clientes (430)

En caso de que nunca se llegue a descubrir lo que ha pasado, hay que eliminar igualmente la cuenta transitoria y hacer un abono en una cuenta de ingresos:

(555) Partidas pendientes de aplicación

A

Ingresos excepcionales (778)

Ejemplos de arqueo de caja

Todo esto puede parecer un rollo, pero cuando lo veas aplicado a un ejemplo lo entenderás mejor.

Tienda de ropa

En el arqueo de caja que se realiza durante un día en una tienda de ropa se obtiene lo siguiente:

• Dinero en efectivo. Hay registrados 1.000 euros pero físicamente se han contado 800.
• Pagos con tarjeta de crédito. Hay contabilizados 700 euros, pero se cuentan 300 euros.
• Vales regalo. Se encuentran registrados 200 euros, pero sólo hay 50 euros en vales.

Hay que investigar los motivos por los que han podido generarse esas diferencias:

• Robos. Por personal interno o por clientes.
• Pérdidas de justificantes.
• Errores. Puede ocurrir que se den cambios incorrectos o que no se hayan registrado ciertos movimientos.

Tienda de ordenadores y componentes

Los datos de un día en esta tienda son:

• La apertura de la caja de un día son 3.000€.
• Las ventas totales son 10.000€, al contado han sido 8.000 y por Bizum han sido 2.000.

Entonces, al final del día, deberíamos tener 11.000 euros en efectivo y 2.000 euros en el banco.

La conclusión es clara: hacer el arqueo de caja diariamente en tu negocio es fundamental para detectar errores y corregir diferencias contables.

Si necesitas ayuda o información sobre el proceso de arqueo de caja, cuenta con profesionales de asesoría como los de Openges. De esta forma tendrás la información y guía necesaria para poder hacerlo todo de la mejor forma posible para tu negocio.