Factura electrónica en España | ¿Cuándo es obligatoria?

Existe mucho revuelo y confusión entre empresas y autónomos en relación con la factura electrónica.

La información ha ido cambiando y no es fácil saber en muchas ocasiones a qué hay que enfrentarse.

Vamos a verlo todo en relación con esta nueva obligación.

Qué es la factura electrónica

La factura electrónica es un documento comercial que tiene la misma validez que la factura en papel y sirve como justificante de la entrega de bienes o prestación de servicios.

La principal característica de la factura electrónica es que se transmite a través de medios digitales o telemáticos.

Según la definición del Ministerio de Hacienda, la factura electrónica es una factura expedida y emitida en formato electrónico. Además, es necesario que el destinatario dé su consentimiento para que pueda emitirse.

Tipos de facturas electrónicas

Existen tres tipos de facturas electrónicas, las más comunes son:

• Factura electrónica B2B. Este documento se utiliza para transacciones comerciales entre empresas.
• Factura electrónica B2C. Este documento se utiliza para transacciones comerciales entre una empresa y un consumidor final.
• Factura con organismos públicos. Este tipo de factura es la que se utiliza en transacciones con las Administraciones Públicas.

Reglamentación de la factura electrónica

La factura electrónica obligatoria es una de las medidas que se han aprobado dentro de la Ley Crea y Crece. Se aprobó en septiembre de 2022 y tiene como objetivo mejorar la digitalización en las transacciones entre empresas y profesionales.

Se han desarrollado reglamentariamente los requisitos técnicos y de información que hay que incluir en la factura electrónica, teniendo en cuenta los estándares globales actuales para minimizar el esfuerzo para cumplir y adaptar las empresas que usan facturas electrónicas estructuradas.

Desde cuándo es obligatoria la factura electrónica en España

Utilizar la factura electrónica es obligatorio desde el año 2015 para algunos autónomos y empresas.

Se incluyó en la Ley 25/2013 y era obligatoria cuando el destinatario era una Administración Pública, pudiendo seguir usando el sistema tradicional para el resto de facturas.

A partir de la aprobación de la Ley Crea y Crece se estableció un período de seis meses para desarrollar los requerimientos en su desarrollo reglamentario.

En principio, la factura electrónica es una obligación que parecía tener que hacerse efectiva en julio de 2025. Sin embargo, la Agencia Tributaria ha retrasado esta responsabilidad, al menos, hasta 2026.

Cómo hacer una factura electrónica

El nuevo reglamento especifica que la factura electrónica se puede hacer por plataformas privadas de facturación electrónica, a través de la solución pública de facturación electrónica o a una combinación de ambas.

Por tanto, existe la opción para autónomos y empresas de utilizar un programa de facturación privado que cumpla con los requisitos legales. O utilizar la solución pública de la Agencia Tributaria para complementar o para emitir sus facturas electrónicas.

En cualquier caso, independientemente de la solución que se use, se deben incluir todos elementos y datos obligatorios en su factura electrónica.

Verifactu

Verifactu es el sistema gratuito que va a habilitar la Agencia Tributaria y que está diseñado para que los autónomos y las pymes puedan hacer sus facturas y compartirlas inmediatamente con Hacienda.

Este sistema facilitará el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y estará todo completamente verificado.

Elementos de la factura electrónica

Cuando se va a emitir una factura electrónica, como ya hemos visto, se puede utilizar el programa privado o Verifactu.

Los datos mínimos que debe tener cualquier factura electrónica son los siguientes:

• Numeración. Es necesario identificar cada factura con un número correlativo.
• Fecha del día de emisión. Marca el momento en el que se emite el documento.
• Datos fiscales del emisor y del receptor de la factura.
• Concepto. Hay que especificar qué productos o servicios son los que se han vendido.
• Base imponible. Es el importe de la venta sin impuestos.
• Tipo impositivo. Es el tipo de IVA que se aplica a la base imponible dependiendo de los productos o servicios que se ofrezcan.
• Tipo IRPF. En ocasiones, también es necesario hacer una retención en la factura, siendo el tipo habitual del 15%.
• Importe total. Se calcula con la base imponible más IVA, menos el IRPF.
• Firma electrónica.

Elementos de la factura electrónica para Ayuntamientos

Si vas a emitir facturas para las Administraciones Públicas, tienes que estar seguro de que se cumplen los requisitos incluidos en la normativa y que están todos los elementos necesarios.

Las facturas que van dirigidas a las Administraciones Públicas se tienen que entregar en formato electrónico y con los requisitos de la FacturaE. Es decir, una factura electrónica en formato XML.

Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas deben cumplir estos tres requisitos específicos:

• Estar escritas en un lenguaje informático concreto.
• Que estén firmadas electrónicamente. Hay que firmar la factura electrónica con un certificado reconocido o un sello electrónico que identifique a la sociedad, a través de su denominación social y su número de identificación fiscal.
• Indicar el destinatario de la factura electrónica.

Las empresas tendrán un tiempo de adaptación para empezar a utilizar los sistemas de facturación conforme a la normativa en vigor.

Elementos de la factura electrónica entre empresas

Los principales elementos que deben incluir las facturas electrónicas entre empresas son los obligatorios para cualquier factura electrónica, y que hemos visto al principio de este apartado.

Además, también se tendrán que incluir algunos datos y elementos que serán específicos para las facturas electrónicas entre empresas. Algunos de ellos son:

• El estado de pago de las facturas. Al emitir una factura, será necesario incluir un campo que indique su situación, como "pendiente de aceptación", "pendiente de pago" o "pagada". Además, cuando una empresa reciba una factura electrónica, deberá comunicar al proveedor si la acepta o rechaza, así como informar del pago realizado y la fecha correspondiente, entre otros detalles.
• Código QR y alfanumérico. Para que sea legal, la factura electrónica deberá incluir uno de los dos.
• Incluir el texto "factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" o "VERIFACTU". Para que el sistema informático de la empresa intercambie de manera instantánea todos los registros de facturación con la Administración.

El software creado por la AEAT comprueba el cumplimiento del formato y los requisitos establecidos encargándose de validar la factura electrónica enviada.

La factura electrónica es una obligación que ya existía en algunos casos y que se va a implantar para todas las empresas y autónomos con la finalidad de avanzar en la digitalización de las empresas y en la lucha contra el fraude fiscal. 

Si todavía no te ha quedado claro y tienes dudas contacta con una asesoría como Openges en la que te informen de todo. Así, sabrás cuándo es obligatoria la factura electrónica en España y cómo implementarla en tu negocio correctamente 😉