Cuándo es obligatoria la factura electrónica para autónomos

La factura electrónica tiene a muchos autónomos con el ceño fruncido. Y no es para menos, porque todavía hay quien sigue fiel al papel, bolígrafo en mano, como si el siglo XXI no hubiera llegado a la facturación.

Pero tranquilo, que no cunda el pánico. Vamos a ver qué cambia con la nueva factura electrónica, cómo y cuándo tendrás que adaptarte… y, sobre todo, cómo sobrevivir al proceso sin perder la paciencia 😅

Qué es la factura electrónica

La factura electrónica, antes que nada, sigue siendo una factura. Es decir, tiene la misma validez legal que la de toda la vida, solo que sin papel de por medio.

Funciona como justificante de la venta de bienes o prestación de servicios, pero con una diferencia clave: se emite y recibe en formato electrónico. Eso sí, no puedes enviarla a lo loco… El destinatario debe dar su consentimiento antes de recibirla. 

Tipos de factura electrónica

Aunque tienen cosas en común, existen diferentes tipos de facturas electrónicas. Las más habituales son:

• Factura electrónica B2B. Se usa para transacciones comerciales entre empresas.
• Factura electrónica B2C. Se utiliza en las transacciones comerciales entre una empresa y un consumidor final.
• Factura con organismos públicos. Se usa en transacciones con las Administraciones.

Para quién será obligatoria

Puede que para muchos sea desconocido, pero la factura electrónica ya era obligatoria desde 2015 para cualquier empresa que le facture a un organismo público.

Eso sí, para esta obligatoriedad va a depender de dos cuestiones:

• La forma jurídica del proveedor. Si es autónomo o si se trata de una sociedad.
• El importe de la factura. Hay que destacar que algunas administraciones no exigen factura electrónica cuando el importe se encuentre por debajo de 5.000 euros con IVA incluido.

Cuándo será obligatoria

La Ley lo deja claro: todas las empresas y autónomos tendrán que emitir y enviar facturas electrónicas cuando hagan negocios entre ellos.

Hasta ahora, solo era obligatoria si el cliente era una Administración Pública, pero con la Ley Crea y Crece, eso cambia. Se dio un plazo de seis meses desde su publicación para definir los requisitos, y el reglamento quedó aprobado el 15 de junio de 2023.

Además, desde 2021, las empresas que facturan más de 6 millones de euros ya tienen que enviar sus facturas a Hacienda en tiempo real para evitar el fraude fiscal.

¿Y cuándo será obligatoria para todos? Aunque inicialmente, se esperaba para 2025, la Agencia Tributaria parece estar afinando el calendario y podría retrasarla hasta 2026. Así que, si aún no has dado el salto digital, todavía tienes algo de margen…

Ventajas de la factura electrónica

La factura tradicional en papel es lo que se ha utilizado siempre y lo que parece bueno y seguro para la empresa.

Sin embargo, los beneficios de la factura electrónica son los siguientes:

• Los ciclos de tramitación de las facturas son más cortos.
• La gestión de cobro se podrá hacer antes también.
• Menos errores humanos.
• Reducción de costes de impresión y envío.
• Acceso rápido, fácil y ágil a las facturas.
• Menos espacio necesario para almacenamiento.
• Mejor servicio al cliente.
• Respetuoso con el medio ambiente.
• Facilita la lucha contra el fraude.
• Mejora la gestión empresarial.
• Contribuir a la modernización de la economía y el desarrollo de la Sociedad de la Información.

Cómo hacer una factura electrónica

Para aprovechar todas las ventajas de la factura electrónica, hay que ponerse manos a la obra y empezar a emitirla. Y para eso, tienes dos opciones:

1️⃣ VERIFACTU, el sistema gratuito de la Agencia Tributaria. Diseñado para autónomos y pymes, permite crear facturas y enviarlas automáticamente a Hacienda. Así, cumples con tus obligaciones fiscales sin complicaciones y con la garantía de que todo está verificado. Pero ojo, solo está disponible para quienes emiten menos de 100 facturas al año (aunque podría ampliarse en el futuro).

2️⃣ Tu software de facturación de confianza, siempre que esté adaptado a la normativa. Si ya usas un programa, lo más probable es que solo necesites actualizarlo para cumplir con los nuevos requisitos.

Ahora que tienes claro el "cómo", vamos a ver los pasos para emitir tu factura electrónica:

El número de la factura electrónica y la fecha de emisión

Algo clave que debes tener en cuenta: los números de factura dentro de cada serie deben seguir un orden correlativo. Nada de saltos ni números misteriosamente desaparecidos.

La fecha de emisión es simplemente el día, mes y año en que envías la factura a tu cliente. Si facturas a otro autónomo o empresa, tienes hasta el día 16 del mes siguiente para hacerlo.

Y ojo, porque la fecha de emisión no tiene por qué ser la misma que la fecha en la que entregaste el producto o prestaste el servicio. Así que, no te preocupes si no cuadran al milímetro. 

Los datos fiscales del emisor y del cliente

Hay que incluir obligatoriamente los datos del emisor y del receptor, que son los siguientes:

• Nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio fiscal del emisor.
• Los datos fiscales del destinatario, nombre y apellido o razón social, NIF y domicilio fiscal.

No se debe confundir la razón social con el nombre comercial.

La descripción del producto o servicio

Para que la Agencia Tributaria no te mire con lupa, es fundamental detallar bien el producto o servicio en la factura. Cuanto más claro, mejor.

No basta con poner “servicio prestado” o “producto vendido” (aunque suene tentador). Debes especificar el número de unidades y el precio de cada una. Así todo queda bien atado y sin margen para dudas… ni sorpresas.

Los impuestos

Este apartado tiene dos protagonistas: el IVA y el IRPF. 

• El IVA: En la factura debes indicar el tipo que se aplica (21%, 10% o 4%, según el producto o servicio) y la cantidad que corresponde al impuesto. Básicamente, se calcula aplicando el porcentaje a la base imponible.
• El IRPF: Aquí la cosa cambia un poco. Solo deben incluir retención aquellos autónomos que facturen a otros autónomos o empresas y cuya actividad sea profesional o artística. Al igual que con el IVA, debes indicar el tipo de retención y la cuota correspondiente.

Eso sí, recuerda la regla de oro: el IVA se suma a la base imponible y el IRPF se resta. Así que cuidado con los cálculos, que Hacienda no perdona. 😉

El importe total

Por último, en la factura debe aparecer un importe total, que es lo que va a pagar el cliente.

Ese importe total debe aparecer desglosado de la siguiente manera:

• El importe total sin IVA ni retención de IRPF.
• El importe total que vas a cobrar, incluyendo el IVA y el IRPF.

Otros datos adicionales obligatorios

Además de todos los datos que hemos mencionado anteriormente, en algunos casos la Agencia Tributaria exige alguna información extra.

Se da en las siguientes situaciones:

• Actividades exentas de IVA. Tendrás que indicarlo expresamente en la factura.
• Regímenes especiales del IVA, como el del Recargo de Equivalencia o el de Criterio de Caja. Cuando la factura la emite el cliente, se especificará que la facturación la hace el destinatario y si el sujeto pasivo del impuesto es el cliente, debe anotarse la fórmula “inversión del sujeto pasivo”.

Sanciones por no hacerla correctamente

No cumplir con la obligación de emisión de facturas electrónicas puede significar sanciones significativas:

• Hasta 6.000 euros por no registrar y almacenar correctamente las facturas electrónicas.
• Hasta 3.000 euros por cada factura no emitida electrónicamente.
• Hasta 60.000 euros por incumplir las normas de seguridad y privacidad en la gestión de estas facturas.

Además, si se utiliza un programa de facturación que no esté certificado, podría enfrentarse a multas adicionales de hasta 50.000 euros.

La factura electrónica para autónomos será obligatoria en nada, así que mejor irse preparando. Puedes optar por Verifactu, el sistema gratuito de la Agencia Tributaria, o seguir con tu software de facturación habitual, siempre que esté adaptado a la normativa.

Si te surgen dudas o no quieres complicarte con tecnicismos, los profesionales de Openges están ahí para echarte una mano y ayudarte a encontrar la mejor solución para tu negocio. ¡Más fácil, imposible! 😉