Cómo solicitar el NIF de una empresa

El NIF de una empresa es algo muy importante, ya que es necesario para comenzar la actividad y para hacer cualquier cosa que esté relacionado con ella.

Por eso, voy a intentar resolverte algunas dudas muy comunes que suelen surgir en relación al NIF, el CIF y cómo solicitarlos.

Diferencia entre CIF y NIF

Aunque la mayoría de la gente no lo sabe, el CIF como tal ya no existe. El Código de Identificación Fiscal se utilizaba para identificar fiscalmente a las empresas, para las personas jurídicas. Sin embargo, desde el año 2008 se eliminó esta denominación y también se identifican con el Número de Identificación Fiscal (NIF).

El NIF es una clave que identifica a las personas físicas o jurídicas, sin riesgo de confusión.

Está compuesto de 9 dígitos, que son los siguientes:

• Una letra. Se sitúa al inicio del código e indica la forma jurídica y nacionalidad de la entidad.
• Siete números. Dos de ellos indican la provincia y los otros cinco se asignan en función del orden de inscripción de la entidad en el registro mercantil de la provincia.
• Dígito de control. Es una letra o número que permite que el formato del NIF sea válido.  
  

Diferencia entre NIF definitivo y NIF provisional

Al constituir una empresa tienes un mes de plazo para solicitar el NIF que la identifique. No obstante, ese NIF es provisional durante un tiempo. Se convierte en definitivo cuando la entidad está correctamente inscrita en el Registro Mercantil.

Mientras tiene el NIF provisional, la empresa no tiene personalidad jurídica. Es más, junto a su código de identificación aparecerá la expresión “en constitución”. Así, cualquier persona puede saber que aún no tiene su NIF definitivo.

Este código identificativo debe aparecer en todos los documentos de la empresa a la hora de realizar cualquier trámite o gestión.

Al no tener personalidad jurídica, las sociedades mercantiles funcionan a efectos legales como sociedades civiles. Esto significa que los socios serán los que respondan frente a ella.

Cuándo recibe la empresa el NIF provisional

El NIF provisional debe ser asignado por la Agencia Tributaria. Esto suele hacerlo prácticamente de forma automática tras la presentación de todos los documentos necesarios y comprobar que son correctos.

Por lo tanto, la empresa recibe el NIF provisional muy rápido.

¿Qué se puede hacer con el NIF provisional?

Como ya he comentado en los puntos anteriores, se pueden hacer trámites y gestiones con el NIF provisional.

También pueden realizarse algunas transacciones, como compras de material, pero no tendrán validez hasta que la empresa tenga su NIF definitivo.

Algo que no podrá hacer una empresa con NIF provisional es facturar. Debe tener ya el NIF definitivo y estar dada de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).

Entonces, ¿para qué sirve el NIF provisional?

La principal finalidad de que una empresa tenga un NIF provisional es que pueda identificarse para hacer gestiones de tipo tributario o hacer operaciones con entidades de crédito.

Para todo lo demás, habrá que esperar a tener el NIF definitivo.

¿Cuándo pedir el NIF definitivo?

Una vez que la empresa está correctamente inscrita en el Registro Mercantil, dispone de un plazo de un mes para solicitar el NIF definitivo.

Cuando se supera ese plazo sin solicitar el NIF definitivo, la Agencia Tributaria suele enviar un requerimiento.

Si no se contesta y se continúa sin solicitarlo, Hacienda revocará el NIF provisional, dejando de tener validez. O, por otro lado, puede dar de alta a la empresa de oficio en el censo de obligados tributarios y le asignará el NIF que le corresponda.

Una vez que la empresa tenga el NIF definitivo podrá operar de forma completa y tendrá que cumplir con sus obligaciones fiscales, como el Impuesto de Sociedades.

Pasos a seguir para solicitar el NIF de una empresa

Solicitar el NIF de una empresa es algo relativamente sencillo, como verás ahora.

En primer lugar, debes presentar el modelo 036 en la Agencia Tributaria. Este es el modelo en el que se da de alta a la empresa en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores. Se marca la casilla 110 para obtener el NIF provisional.

Después, deberás presentar documento firmado con el acuerdo de constitución. Debe estar firmado por todos los que van a crear la empresa. En este documento es necesario incluir los siguientes datos:

• Denominación social de la empresa y anagrama, en su caso.
• Forma societaria con la que se constituye.
  
• Domicilio social.
  
• Domicilio fiscal.
  
• Objeto social.
  
• Capital social previsto.
  
• Registro público en el que se debe inscribir la entidad.
  
• Fecha de cierre del ejercicio social.
  
• Plazo de vida de la entidad previsto.
  
• Fecha en que se prevé que se comiencen a adquirir bienes o servicios destinados a la actividad profesional o empresarial.
  
• Identificación de los socios fundadores. Habrá que incluir datos como(su NIF, domicilio social y porcentaje de participación. 
  
• Identificación de los administradores y representantes, con su NIF.
  
• Pactos y condiciones acordadas.
  
• Firma de los socios, administradores y representantes.
  

Por último, deberás presentar un certificado que demuestre que el nombre de la sociedad no estaba registrado previamente por otra entidad.

Y así, la empresa recibirá un NIF provisional, que se convertirá en definitivo cuando se inscriba en el Registro Mercantil y presente una copia de la inscripción en la Agencia Tributaria.

Como habrás visto, el NIF de una empresa se solicita en el momento en el que se comunica el alta en Hacienda y se convierte en definitivo cuando la entidad ya está inscrita en el Registro Mercantil.

Es un trámite sencillo y rápido pero si necesitas ayuda, no dudes en contar con empresas especializadas que puedan guiarte en todo el proceso. Openges puede ayudarte con este y otros trámites y gestiones de tu empresa.