Factura electrónica | Qué es y quién está obligado a presentarla

La factura electrónica es un tema que inquieta a muchas empresas, pero especialmente a los autónomos, quienes a menudo no saben cómo emitirla ni cuándo deberán cumplir con esta obligación.

Para aclarar todas tus dudas, aquí te dejamos toda la información que necesitas sobre la factura electrónica.

Qué es la factura electrónica

Lo primero que debes saber es que una factura electrónica no deja de ser una factura. Esto significa que tiene el mismo valor legal y funciona como justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.

La diferencia principal radica en su formato: la factura electrónica se emite y se recibe de forma completamente digital.

Es importante tener en cuenta que, al emitir una factura electrónica, debes contar con el consentimiento del destinatario.

En resumen, la factura electrónica es una alternativa moderna y práctica a la factura en papel tradicional.

Diferencias entre factura electrónica y digital

La factura digital no es más que un documento que se crea y almacena en formato digital.

Aunque la factura digital se crea y se gestiona con herramientas informáticas no cumple con los requisitos legales y técnicos que tiene una factura electrónica. Entre ellas, no tiene un formato estructurado, no está emitida por un programa de facturación certificado ni cuenta con elementos como la firma digital o el estado de la factura.

La principal diferencia entre una factura digital y una factura electrónica radica en su formato y en las medidas de seguridad que se aplican.

Las facturas digitales son iguales que una factura en papel, pero se han creado a través de un software, como Word, Excel o PDF. Sin embargo, no se puede garantizar su autenticidad ni origen, como tampoco es posible rastrear los cambios que se hagan en ella.

Requisitos de la factura electrónica

A la espera de que se apruebe el reglamento donde se recogerán de forma detallada todos los elementos que deberá contener la factura electrónica, éstos serán los siguientes:

• Deben ser emitidas por el programa de facturación de la AEAT o un software certificado. Para que la factura electrónica sea legal, la empresa deberá haberla emitido a través de un sistema informático que cumpla los requisitos establecidos por el reglamento que está pendiente de aprobar para los software de facturación. También es posible, para los casos en  los que se emitan muy pocas facturas o de forma muy aislada, utilizar la aplicación informática que a tal efecto pondrá a disposición la Administración tributaria.
• Tiene que incluir un código identificativo con números y letras y un código QR. Se forman de acuerdo con las especificaciones técnicas y funcionales que se establezcan mediante Orden Ministerial por parte de Hacienda.
• Hay que incluir en la factura la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU», incluyendo el distintivo “VeriFactu” únicamente cuando se hayan acogido a la opción que va a habilitar la Agencia Tributaria para que el sistema informático de la empresa intercambie de manera instantánea todos los registros de facturación con la Administración.
• Garantizar la integridad, la autenticidad y la trazabilidad de los datos registrados. Los tres puntos se cumplirán a través de distintos elementos que se fijarán por el reglamento que está pendiente de aprobar. Algunos ejemplos podrán ser las huellas digitales del contenido, el empleo de códigos QR que faciliten la captura y digitalización de la información impresa, la estandarización de formatos de los datos o el uso de firma digital.
• Utilizar un formato que asegure el acceso digital a la factura electrónica a sus destinatarios. Esto quiere decir que los destinatarios deberán poder leer, copiar, descargar e imprimir las facturas fácilmente y este acceso a la factura electrónica deberá mantenerse durante al menos cuatro años.
• Incluir los demás elementos obligatorios para cualquier factura. Estos datos son:
  • Número de factura.
  • Fecha de emisión.
  • Datos fiscales del emisor y receptor.
  • Concepto.
  • Base imponible.
  • Tipo impositivo.
  • Importe total e información del registro mercantil, si eres una empresa.

Quién tiene que presentar la factura electrónica

Desde el año 2015 y hasta el momento la obligación de emitir facturas electrónicas se ciñe a las empresas y los autónomos que trabajan con la Administración Pública.

Pero esto va a cambiar. La obligatoriedad de la factura electrónica va a dejar de ser sólo para las relaciones con la Administración y va a pasar a ser obligatoria también en las operaciones que se produzcan entre negocios del sector privado (B2B).

Es decir, tanto empresas como autónomos tendrán la obligación de adaptarse para presentar la factura electrónica.

Cómo se hace la factura electrónica

Para hacer la factura electrónica hay tres opciones:

• Con un programa o sistema ofimático que cree facturas como Excel:
  • Abre un documento nuevo y selecciona una plantilla de facturación.
  • Rellena los campos con los datos de tu empresa.
  • Asegúrate de mantener las fórmulas para evitar errores.
• Mediante la expedición de un tercero que preste servicios de facturación electrónica como FACTURAe:
  • Descarga el programa desde la página web oficial.
  • Abre el programa y completa todos los campos a rellenar.
  • Firma la factura de manera digital. Para ello, es imprescindible disponer de un certificado electrónico para poder remitir la factura.
• A través de un método de autofacturación para que puedan ser creadas por el propio destinatario de la factura.

Cuándo será obligatoria la factura electrónica

No existe hasta el momento una fecha fija para la entrada en vigor de la obligatoriedad de la factura electrónica. Pero sí que se sabe que la cuenta atrás comenzará en el momento en que se apruebe el reglamento de factura electrónica.

Desde la fecha en que se apruebe esta normativa, como autónomo (siempre que factures menos de 8 millones de euros al año) tendrás un plazo máximo de 2 años para facturar electrónicamente a otros autónomos y empresas.

En el caso de empresas con ingresos anuales superiores a 8 millones de euros, el plazo para adaptarse es de un año desde la entrada en vigor del reglamento.

Aunque tengas 2 años completos para adaptarte, si trabajas con grandes empresas es recomendable adelantar su aplicación. Por tanto, lo mejor es estar adaptado para hacer facturas electrónicas en el año 2026.

Como autónomo ya debes tener claro que, aunque por el momento no es necesario, la obligatoriedad de la factura electrónica va a llegar pronto para todos, así que mejor que te vayas adaptando a la nueva realidad de la facturación cuanto antes y para eso, quién mejor que los asesores expertos de Openges. Ellos podrán ayudarte en todo lo que necesites, no dudes en contactar con ellos.