Por qué un programa de facturación gratis en excel puede darte problemas

Todas las tareas en una empresa tienen su aquel, su truco y, a veces, su dosis de “¿pero esto cómo se hace?”. Usar un programa de facturación gratis en Excel es una opción que muchas empresas consideran cuando llega el temido momento de emitir facturas. Pero, oye, no es la única alternativa. ¡Hay más caminos que celdas en una hoja de cálculo!

Y te lo voy a explicar todo 😉

¿Qué opciones tienes para hacer las facturas gratis?

Cuando toca hacer facturas, no todo es sumar y restar. Te voy a proponer varias opciones para elegir, compara y quédate con la que mejor encaje contigo para que tu programa de facturación te facilite la vida, no que te la complique. 

Google Docs

Con esta herramienta online tienes la opción de crear nuevos documentos seleccionando una plantilla de factura que se puede compartir.

Puedes utilizar plantillas descargables para generarlas rápidamente o crear tu propia factura desde el principio.

Para hacerlo, hay que llevar a cabo los siguientes pasos:

• Inicia sesión en tu cuenta de Google y ve a Google Drive.
• Haz clic en la pestaña «+ Nuevo» y, en el menú desplegable, selecciona «Documento de Google».
• De entre las posibles opciones selecciona «Desde una plantilla». Se abrirá una pestaña con la página de plantillas.
• Se puede hacer una búsqueda en la página de plantillas, tecleando «factura». En los resultados, aparecerá una selección con resultados relacionados. Elige la plantilla de factura que mejor se adapte a tu negocio.
• Rellena el nuevo documento con la plantilla que has seleccionado. Aquí tendrás que incluir algunos datos como el nombre de la empresa, dirección, número de teléfono, correo electrónico, logotipo, condiciones de pago y nombre completo del beneficiario para la recepción de pagos.

Software de facturación

Existen diferentes programas específicos para hacer facturas. Incluso los hay que están conectados con el programa de contabilidad, para facilitar esta tarea.

Hay una gran variedad de tipos de programas para hacer facturas, gratis y de pago, con otros servicios asociados o sin ellos.

Lo bueno que tiene esta opción es que suele ser personalizable, pudiendo incluir los impuestos que se deben añadir y hacer una plantilla de facturas según tus gustos y necesidades.

Eso sí, en muchos casos suele llevar aparejado un coste.

Programa de facturación gratis en Excel

El software Microsoft Excel tiene a tu disposición una amplia gama de plantillas con las que se pueden hacer facturas de forma sencilla y con la posibilidad de editarlas fácilmente.

Para crear una factura en Excel, sigue los siguientes pasos:

• Entra en el programa.
• Haz clic en la opción «Nuevo desde plantilla» del menú «Archivo» para abrir un nuevo libro.
• Busca el icono de facturas.
• Elige el tipo de factura que más te guste. Hay varios tipos de facturas, desde básicas de productos hasta facturas para tipos específicos de servicios.
• Rellena los campos personalizables con datos como la razón social, dirección, número de teléfono, correo electrónico, logotipo, identificador de cliente, condiciones de pago y nombre completo del beneficiario para la recepción de pagos.
• Es importante que cada documento tenga un número de identificación único para la factura, una descripción de los productos o servicios y la información del cliente.

Desventajas de un programa de facturación gratis en Excel

Aunque sé que la palabra gratis puede hacer que tus ojos brillen y no puedas ver más allá, como bien consejero que soy tengo que darte toda la información para que puedas elegir con todas las de la ley el mejor software de facturación para ti y tus necesidades. Por eso, te voy a contar las desventajas de un programa de facturación gratis en Excel. 

Es un proceso manual

 A diferencia de lo que ocurre con los softwares especializados, en excel el proceso hay que hacerlo de forma manual.

Esto conlleva dedicarle más tiempo y esfuerzo mental, aunque sea un proceso relativamente sencillo.

Se cometen muchos errores

Para hacer las facturas en Excel, lo que se hace de forma habitual es hacer una factura haciendo una copia de una existente.

Esto puede llevar a errores por olvidar cambiar la numeración de la factura, la fecha o los datos de facturación del cliente.

Al utilizar Excel, la probabilidad de que estos errores ocurran es muy alta.

Estos fallos pueden dar lugar a autoliquidaciones de impuestos erróneas, que pueden generar sanciones por parte de la Agencia Tributaria.

Gestionar muchos archivos

Cada periodo de liquidación, normalmente en cada trimestre y año, tendrás que revisar todas las facturas emitidas en Excel. Esto es necesario para hacer la presentación del IVA y del IRPF o el Impuesto de Sociedades.

Esto genera una importante pérdida de tiempo, además de dificultades en ese delicado momento. Tendrás que abrir cada archivo individualmente para contabilizar la base imponible y el IVA, trasladando estos importes a otro documento para saber el total de cada período.

En esta gestión de archivos también se pueden cometer errores, como incluir importes incorrectos o dejar atrás alguna factura.

Entonces, si tu facturación mensual es pequeña, puede ser algo accesible pero si haces 50 facturas cada mes, el proceso puede ser una locura y los errores en la gestión serán muy habituales.

Debes hacer tus propios informes y gráficos

Para ver la información de forma más visual y sencilla, suelen hacerse informes y gráficos para analizar meses, trimestres o facturación por servicio y producto.

Si utilizas Excel para facturar, deberás hacer tú mismo todos estos recursos de forma manual cada mes, trimestre y año.

Además, no podrás ver los datos acumulados en tiempo real, algo muy útil para tener la información actualizada antes de tomar decisiones.

La complejidad del programa

Aunque Excel es un programa que todo el mundo conoce y que suele estar en todos los ordenadores en las empresas, es complicado de utilizar.

Este problema es relativamente fácil de solucionar mediante plantillas creadas por expertos y con tutoriales que pueden verse en internet.

Es necesario conocer el programa

Aunque no sea necesario ser un experto, para facturar tendrás que tener ciertos conocimientos básicos en Excel.

No está de más formarte antes de comenzar a utilizar Excel para facturar.

Dificultad de trabajar varias personas sobre un mismo archivo

En muchas empresas, hay varias personas que se encargan de los temas administrativos y contables.

Si las facturas se hacen en Excel, se creará una copia de lectura de archivo si ya está abierto. Esto significa que no se podrán guardar nuevos datos o tendrá que hacerse en otro archivo distinto para luego incluirlo en el archivo principal.

Algunas plantillas no permiten añadir más campos

Existen plantillas bloqueadas y con algunos campos que se quedan fuera del área de impresión.

Esto dificulta la personalización y la edición.

Usar un programa de facturación gratis en Excel puede parecer una buena idea para ahorrar costes y llevar tus facturas en formato digital. Pero, cuidado, que las hojas de cálculo a veces tienen más trampas que un sudoku avanzado: errores manuales, datos difíciles de analizar y alguna que otra fórmula rebelde.

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