Informe de Datos de Cotización (IDC) | Guía completa

Las empresas generan mucha documentación clave que resulta esencial tanto para el día a día como para cumplir con sus obligaciones fiscales y con la Seguridad Social.

Si quieres mantenerte al tanto de todo, el IDC puede ser una gran herramienta para ti.

¿Pero qué es exactamente el IDC? Te lo explico a continuación 😉

¿Qué es el IDC?

El Informe de Datos de Cotización (IDC) es un documento que recoge información detallada sobre las cotizaciones a la Seguridad Social.

Este informe es especialmente útil tanto para empresas como para trabajadores, ya sean autónomos o empleados por cuenta ajena, ya que permite verificar los datos que la Seguridad Social tiene registrados sobre sus cotizaciones.

El IDC es un documento meramente informativo y se actualiza mensualmente. Puede obtenerse tanto para trabajadores por cuenta ajena como para autónomos.

Además, las empresas tienen la posibilidad de solicitar el IDC de cualquiera de sus trabajadores para comprobar cuánto han cotizado dentro de la organización y contrastar esa información con la registrada en la base de datos de la Seguridad Social.

Para qué sirve el IDC

Para una empresa, tener el Informe de Datos de Cotización puede servir para muchas cosas, principalmente las siguientes:

• Tener un registro de las cotizaciones a la Seguridad Social de cada trabajador y de la empresa, con todos los detalles.
• Detecta errores o diferencias en las cotizaciones para poder corregirlos.
• Calcular la base reguladora de las prestaciones de la Seguridad Social, como pensiones o prestaciones por desempleo.
• Comprobar la situación de la empresa en cuanto a sus obligaciones fiscales y laborales.
• Llevar un seguimiento de los cambios en la situación laboral de los trabajadores, como alta, bajas y cambios de contrato.

En resumen, se puede comprobar de forma fácil y rápida que se está cotizando por cada trabajador correctamente, evitando que surjan diferencias e irregularidades en los seguros sociales.

Con esta información también es más fácil mantener actualizada la información sobre los trabajadores de la empresa que tienen obligación de cotizar y de alta en el Fichero General de Afiliación (FGA) de la que no disponga la Seguridad Social.

¿Qué datos aparecen en el IDC?

Vamos a ver con más detenimiento cuáles son los datos que aparecen en un informe IDC, organizados en distintos apartados.

Datos identificativos del trabajador

Principales datos del trabajador:

• Número de la seguridad social.
• Documento identificativo. Puede ser el DNI o el pasaporte.
• Sexo.
• Fecha de nacimiento.

Datos identificativos de la empresa

Los aspectos más destacados de la entidad:

• Actividad económica.
• Régimen.
• Periodo.

Otros datos

Es información relacionada con la contratación del trabajador:

• Fecha de alta o baja.
• Tipo de contrato.
• R.L.C.E o Relación laboral de carácter especial.
• Cotización adicional.
• Coeficiente tiempo parcial.
• Reducción jornada.
• Cotización mensual o diaria. Los grupos 1 al 7 cotizan mensualmente y los grupos del 8 al 11 cotizan por día.
• Relevo.
• Trabajador sustituto.
• Trabajador sustituido.
• Causas de sustitución.
• Tipo de inactividad.
• Ocupación.
• Exclusión en cotización.
• Otros datos del contrato tales como fechas de inicio o fin de contrato, discapacidad. etc.
• Otros datos relativos al Sistema Especial Agrario, como la modalidad cotización, jornadas reales realizadas y previstas...
• Otros datos adicionales a la contratación como cambio de puesto de trabajo, incapacidad, readmitido, etc.

En este apartado también se incluyen las peculiaridades en la cotización que reflejan la situación del trabajador, como si está de Incapacidad Temporal con pago delegado o directo o posibles bonificaciones aplicables.

Tipos de IDC

Pueden solicitarse distintos tipos de informes de cotización, según los datos que quieras conseguir, aunque todos tienen el objetivo de informar sobre la cotización de los trabajadores.

Modelo IDC individual

El modelo de Informe de Datos de Cotización individual recoge todos los datos de la relación laboral de la empresa con un trabajador.

En este tipo de IDC se incluyen datos personales, datos identificativos de la empresa y datos de la relación laboral que tienen, como el tipo de contrato, la fecha de inicio o la categoría profesional.

Con este informe puedes comprobar que la información que consta en la Seguridad Social es correcta y se corresponde con la realidad.

Fichero IDC por periodo de liquidación y cuenta de cotización

En este tipo de IDC la Seguridad Social genera un informe en el que se incluyen todos los empleados de la empresa durante un período y los datos de cotización de cada uno de ellos.

De esta forma se puede conseguir una foto del área de recursos humanos de una empresa en una fecha concreta, pudiendo comparar los datos de la base de datos de la Seguridad Social con la realidad de la empresa.

Se obtienen algunos datos como los siguientes:

• Razón social.
• Actividad económica.
• Período de liquidación.
• Nombre de los empleados.
• Datos de cotización de los trabajadores.

Fichero IDC por periodo de liquidación para un Número de Afiliación

Este Informe de Datos de Cotización pueden generarlos los trabajadores para conocer el estado de su cotización en relación con toda su vida laboral.

Así, pueden saber cuántos años han cotizado y qué importe cada mes y comprobar para qué empresas han prestado sus servicios en cada momento.

Con esta información se pueden calcular las prestaciones que les corresponderán en caso de incapacidad temporal o jubilación.

Cómo sacar el IDC de la Seguridad Social

Puedes pedir los datos de cotización de los trabajadores de tu empresa a través de la web de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), para un período de liquidación determinado y para un Código de Cuenta de Cotización. El servicio RED Directo te permitirá visualizar y descargar en tiempo real los datos de tus trabajadores.

Pasos para poder solicitar el Informe de Datos de Cotización

Para solicitar el IDC hay que seguir los siguientes pasos:

• Accede a la página de inicio de la web de la TGSS y busca en las opciones de la derecha de la página. En el bloque "A un clic" pincha en el enlace "Acceso Sistema RED on-line".
• Accede identificándote con tu certificado digital. Tras la validación de tus datos de usuario, verás en pantalla todas las aplicaciones a las que tienes acceso. Busca y haz clic en ‘Inscripción y Afiliación Online Real’.
• En el apartado ‘Informes’ encontrarás todas las acciones que puedes realizar. Busca y selecciona ‘Informe de Datos de Cotización- Trabajador Cuenta Ajena’ o ‘Informe Datos de Cotización – Período Liquidación CCC’ (Código de Cuenta de Cotización). Cada uno de ellos son diferentes:
  • Informe de Datos de Cotización – Trabajador Cuenta Ajena. En este obtendremos los datos de cotización de un determinado trabajador, y sus peculiaridades de cotización.
  • Informe de Datos de Cotización – Período de liquidación CCC. Con este se pueden conseguir los datos de cotización por código cuenta de cotización y por período de liquidación.

Datos para solicitar el IDC

Para visualizar y guardar tus Informes de Datos de Cotización debes cumplimentar algunos datos en un formulario.

Los datos son los siguientes:

• Número de afiliación.
• Régimen.
• Cuenta de cotización.
• Período de liquidación, indicando mes y año.
• Peculiaridades. La Seguridad Social tiene una tabla de peculiaridades de cotización. Puedes seleccionar más de una peculiaridad de cotización. Y si las quieres seleccionar todas, marca la peculiaridad número 99.
• Tipo de impresión. Hay que seleccionar 'OnLine'.

Una vez que esté todo relleno, haz clic en el botón ‘Continuar’ y podrás visualizar y guardar en tu equipo el informe que solicites.

Ahora ya sabes qué es el IDC, para qué sirve y cómo puedes solicitarlo. Además, como existen diferentes tipos de IDC podrás elegir el que más pueda servirte para lo que necesitas.

De todas formas, toda esta información y gestiones pueden llevarlas a cabo por ti en Openges, pondrán a tu disposición un equipo de especialistas que te acompañarán desde los inicios de tu negocio.