Entiendo que a veces, incluso los mejores cometemos errores. Emitir una factura incorrecta puede ser una molestia pero, no te preocupes, estoy aquí para guiarte en el proceso de crear una factura rectificativa como un verdadero profesional.
Mi compromiso es ayudarte a corregir cualquier equivocación de una manera sencilla y eficiente, para que puedas mantener tus registros impecables y tu negocio en camino hacia el éxito.
Por eso, en este post te explicaré los conceptos básicos de cómo hacer una factura rectificativa como lo haría Openges: con claridad, precisión y un toque de experticia. ¡Vamos allá!
¿Qué es una factura rectificativa?
Una factura rectificativa es un documento financiero utilizado para corregir errores importantes en una factura previamente emitida.
A diferencia de eliminar la factura original, una factura rectificativa la modifica y corrige, manteniendo un registro claro y legal de la corrección. Esto ayuda a mantener la precisión contable, cumple con las regulaciones fiscales y evita malentendidos.
¿Cuándo se puede emitir una factura rectificativa?
Una factura rectificativa se utiliza cuando metes la pata en una factura que ya enviaste. Puede ser porque pusiste mal los números, describiste mal lo que vendiste, olvidaste aplicar un descuento o porque te confundiste en los datos del cliente.
No te preocupes, la mayoría de estas situaciones tienen solución y se pueden solucionar con una factura rectificativa. Algunos de los errores más comunes que se producen son:
- Errores en los importes: El importe total, el IVA u otros valores en la factura original son incorrectos.
- Errores en la descripción: Los productos o servicios en la factura original están mal descritos o no coinciden con lo acordado.
- Cambios en la cantidad: La cantidad de productos o servicios en la factura original es incorrecta.
- Errores en los datos del cliente: La información del cliente en la factura original es incorrecta o faltan datos.
- Descuentos o sobrecargos omitidos: Se produce cuando olvidas aplicar un descuento o agregaste accidentalmente un sobrecargo en la factura original.
- Cambios en fechas o términos: Las fechas de vencimiento, los plazos de pago u otros términos contractuales en la factura original son incorrectos.
- Devoluciones o cambios en productos/servicios: Cuando se devuelven productos o servicios después de haber emitido la factura original.
- Errores de cálculo: Los cálculos matemáticos en la factura original están equivocados.
Un aspecto importante es que estas facturas rectificativas tendrán que efectuarse desde el mismo momento en el que se tenga constancia de estos cambios hasta 4 años después en el que se devengó el impuesto. ¡Es tiempo de sobra pero no te olvides de hacerlo!
Requisitos de las facturas rectificativas
Como todo en esta vida, las facturas rectificativas también tienen sus propios requisitos. ¿Qué esperabas? Pero tranquilidad no te van a pedir nada del otro mundo. Además, aquí estoy yo para adelantarte cuáles son esos requisitos:
- Identificación como factura rectificativa: Debe estar claramente indicado que se trata de una factura rectificativa, utilizando términos como “Factura Rectificativa”.
- Datos de la factura original: Incluir los datos de la factura original que estás corrigiendo, como el número de factura, la fecha de emisión y cualquier otro detalle que permita identificar la factura original.
- Motivo de la rectificación: Explicar de manera clara y detallada por qué estás emitiendo la factura rectificativa, indicando el error que estás corrigiendo.
- Datos del emisor y receptor: Incluir los datos completos del emisor (tus datos) y del receptor (cliente) como en una factura regular.
- Fecha de emisión: Indicar la fecha en que estás emitiendo la factura rectificativa.
- Descripción de los cambios: Detallar claramente las modificaciones que estás realizando en comparación con la factura original, como ajustes en importes, descripciones de productos/servicios, descuentos, etc.
- Cálculos corregidos: Presentar los nuevos cálculos y montos corregidos de manera precisa.
- Total corregido: Mostrar el nuevo importe total después de las correcciones realizadas.
- Referencia legal: Si existen regulaciones o leyes específicas, mencionar la referencia legal correspondiente en la factura.
- Firma y sello (si aplica): Dependiendo de las regulaciones locales, puede ser necesario que la factura esté firmada y sellada por el emisor.
- Información adicional (si aplica): En algunos casos, puede ser necesario incluir información adicional según las regulaciones locales o las circunstancias específicas de la corrección.
En definitiva, prácticamente los requisitos para una factura original a los que se añaden los motivos de la corrección.
👉🏻 Importante: Las facturas rectificadas suelen llevar R, REC o FR delante del número de la factura. De este modo, queda constancia de que es una factura rectificada.
Cómo hacer una factura rectificativa paso a paso
Vayamos a lo importante. Ya sabes los errores más comunes por los que tendrás que pasar por el aro de emitir una factura rectificativa y cuáles son los requisitos. Ahora, voy a explicarte cómo hacerla paso por paso para que no vuelvas a meter la pata.
Lo primero que debes tener en cuenta es que, para rectificar una factura deberás tener un programa de facturación. Mi recomendación es que utilices el programa de facturación de Openges. Lo puedes usar totalmente online y es tan sencillo que da gusto hacer facturas con él.
Para hacer una factura rectificativa paso a paso, puedes seguir los siguientes consejos.
Crea la factura rectificativa
Cuando estés dentro del programa de facturación, deberás crear una factura rectificativa con el mismo formato y numeración que la factura original. Eso sí, no te olvides de indicar que se trata de una factura rectificada ni la referencia a la factura mal emitida.
Indica la fecha de emisión de la factura rectificativa
El siguiente paso es indicar la fecha de emisión de la factura. Un aspecto a tener muy en cuenta es que la fecha nunca podrá ser anterior a la indicada en la factura mal emitida. Parece algo lógico, pero te sorprenderías la cantidad de veces que esto sucede.
Detalla los datos del emisor, receptor y concepto de la factura
Ten en cuenta que estos datos deberán coincidir exactamente con los de la factura original, a no ser que el error se hubiese producido en algunos de estos datos. En ese caso, deberás indicar los datos corregidos para no caer en el mismo error.
Incorpora el resto de la información necesaria
Otro aspecto fundamental en la factura rectificada es que deberás incluir la base imponible, el tipo impositivo, la cuota y el importe total de la factura rectificativa. Puedes hacerlo de dos formas:
- Indicando directamente el importe de la rectificación, sea el resultado positivo o negativo.
- O bien indicando el importe tal y como queda tras la rectificación efectuada, señalando el importe de la rectificación.
Explica el motivo de la rectificación
Por último, antes de emitir la factura rectificada deberás indicar el motivo de la rectificación y qué la diferencia con la factura original mal emitida. Una vez finalizada deberás enviar la factura rectificada al cliente.
En fin, como verás no tiene mucho misterio pero sí requiere una dedicación, por no hablar del temor a emitirla mal de nuevo. Mi consejo es que no te la juegues y, antes de hacerlo, acudas a un asesor profesional. Te quitará más de un dolor de cabeza y te aliviará de papeleos.
¿Qué diferencia hay entre una factura rectificativa y un abono?
Es probable que hayas escuchado hablar de factura rectificativa y factura de abono y no te haya quedado claro la diferencia entre ambas. No está de más decirte que estás en el sitio adecuado y que te irás a la cama sabiendo algo nuevo. Sígueme que te aclaro tu duda.
Factura rectificativa
Como ya he te explicado a lo largo del post, una factura rectificativa es cuando envías una factura a un cliente y cometes un error en el precio, los productos o algo por el estilo.
La factura rectificativa es como una “versión corregida” de esa factura mal emitida. No elimina la factura original, solo la corrige. Es como si dijeras: “Perdona, cometí un error, aquí está la versión corregida para que todo esté bien”.
Abono
En cambio, un abono es como si alguien te devolviera dinero. Imagina que un cliente compró algo, pero luego decidió devolverlo o le diste un descuento que no habías registrado. En lugar de emitir una nueva factura, emites un “abono”. Esto básicamente dice: “Voy a restar este dinero de lo que me debes, porque estás devolviendo algo o recibiendo un descuento”.
En resumen, la diferencia entre una factura rectificativa y un abono es que la primera se utiliza para corregir errores o modificar una factura previamente emitida, mientras que el segundo se utiliza para devolver el importe de una factura o de una parte de ella.
Ambos son casos especiales de facturas rectificativas, pero con signo diferente: las facturas rectificativas tienen importe positivo y los abonos tienen importe negativo.
Además, las facturas rectificativas deben tener una numeración especial y hacer referencia a la factura original, mientras que los abonos pueden seguir la numeración habitual de las facturas ordinarias.
Espero que te haya servido de ayuda este post y recuerda, ¡los especialistas de Openges estarán encantados de ayudarte en todo lo que necesites!