Siendo trabajador por cuenta propia cualquier reducción en los gastos que pueda hacer que se paguen menos impuestos es de gran ayuda.
Para eso lo mejor es conocer cuáles son los gastos deducibles de los autónomos para no dejar nada fuera pero tampoco incluir cosas que legalmente no estén permitidas.
Qué se puede considerar gasto deducible
Los gastos deducibles son aquellos gastos contables, de explotación, financieros y fiscales que las normativas tributarias permiten deducir de los ingresos computables a la hora de calcular la base imponible.
La Agencia Tributaria especifica que los gastos deducibles son los que se encuentran en la normativa contable y no están excluidos por la normativa fiscal.
Requisitos de los gastos deducibles autónomos
De acuerdo con lo establecido en la normativa fiscal, para tener la consideración de gasto deducible los gastos deben cumplir los siguientes requisitos:
- Que estén vinculados a la actividad económica desarrollada. Esto quiere decir que sean gastos necesarios para generar los ingresos propios de la actividad y que esa vinculación esté justificada.
- Que se encuentren convenientemente justificados. Los gastos deducibles deben justificarse de forma prioritaria mediante la factura entregada por el proveedor o acreedor que haya entregado el bien o prestado el servicio. Este documento debe cumplir con los requisitos establecidos por la normativa tributaria. Sin embargo, la existencia de factura no prueba por sí sola la existencia de las operaciones ni la posibilidad de deducir el gasto.
- Que se hallen registrados en la contabilidad o en los libros de registro que con carácter obligatorio deben llevar los contribuyentes que desarrollen actividades económicas.
Cuáles son los gastos deducibles de los autónomos
Cumpliendo los requisitos anteriores existen muchos tipos de gastos deducibles para autónomos.
Vamos a ver los más habituales.
Consumos de explotación
En este punto se incluyen las compras a proveedores, la variación de existencias y otros consumos de explotación.
Se deducen el precio de la compra de mercaderías o materias primas y también otros gastos añadidos, como el transporte y la aduana.
Si la empresa es la que fabrica sus productos podrá deducir los gastos de producción. Este coste se calcula sumando al precio de compra de las materias primas los costes que puedan imputarse directamente a cada producto y los costes indirectos que puedan imputarse a la producción.
Sueldos y salarios
En este apartado se pueden desgravar las retribuciones de los empleados, tanto los sueldos como las pagas extraordinarias y las retribuciones en especie.
Seguridad Social a cargo de la empresa
Aquí se incluyen los importes pagados a la Seguridad Social por las cotizaciones que corren a cargo de la empresa, sin incluir la parte correspondiente al titular de la explotación.
Seguridad Social o aportaciones a mutualidades
En este punto se incluyen las cotizaciones no incluidas en el anterior. Es decir, el importe que se paga como cuota del Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la persona que sea titular de la actividad y también las aportaciones a mutualidades de previsión social del profesional o empresario.
Indemnizaciones
Se pueden deducir los importes pagados en concepto de indemnización al personal contratado por haberles ocasionado perjuicios. Las más habituales son las indemnizaciones por despido y jubilación anticipada.
Dietas
Se pueden desgravar también los gastos de dietas de restaurantes y estancias en hoteles y similares. Además, se incluyen también los gastos de transporte o el kilometraje de los trabajadores por desplazamiento al centro de trabajo.
Aportaciones al sistema de previsión social de los empleados
En este apartado se encuentran las aportaciones hechas por el empresario como promotor de Planes de Pensiones o Planes de previsión social empresarial para los empleados, siempre que se imputen al asegurado en la parte correspondiente.
Otros gastos relacionados con el personal
Algunos de los ejemplos de gastos:
- Costes de formación.
- Primas de seguros. Los más habituales son los de salud y de vida.
- Gastos de personal, como la cesta de Navidad o algún otro extra.
- Manutención. Este tipo de gasto se podrá desgravar siempre que sea necesario para el ejercicio de la actividad, estén relacionados con ella, se generen en establecimientos de restauración y hostelería, se abonen con medios de pago electrónico y no superen los máximos establecidos.
Arrendamientos y cánones
En el caso de los arrendamientos de los establecimientos relacionados con la actividad puede deducirse toda la cuantía en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).
Reparaciones y conservación
En este punto se pueden incluir todos los gastos de reparación o conservación del inmovilizado. Es decir, todos los procesos para ponerlos en condiciones de funcionamiento óptimas y mantenerlos activos pero no los de ampliación y mejora.
Suministros
En la desgravación de suministros se pueden incluir los costes de luz, agua, gas, teléfono e internet, entre otros.
Servicios de profesionales independientes
Estos importes son los que se pagan a profesionales que prestan servicios a la empresa. Los ejemplos más habituales son los notarios, abogados, economistas y otros especialistas.
Primas de seguros
Comprende las primas por contratos de seguros de bienes, derechos y productos que constituyen el patrimonio afecto a la actividad de la empresa.
Trabajos realizados por otras empresas
Este apartado puede ser algo más complejo de entender. Hace referencia a los trabajos que, aún siendo parte del proceso de producción propia, se encargan a otras empresas.
Otros servicios exteriores
Son servicios prestados por otras empresas, como publicidad y relaciones públicas o los servicios bancarios.
Gastos Financieros
Comprende todos los gastos derivados de la utilización de recursos financieros de terceros para financiar actividades de la empresa o de sus elementos de activo.
Otros tributos fiscalmente deducibles
Podrán desgravarse tributos y recargos que no sean estatales, tasas, recargos y contribuciones especiales que tengan incidencia en los rendimientos de la empresa. Eso será así siempre que no tengan carácter sancionador y sean del mismo ejercicio que los ingresos.
Dotaciones de amortización
Son los gastos que corresponden en concepto de amortización del inmovilizado material, intangible y de las inversiones inmobiliarias. Puede ser por funcionamiento, uso, disfrute u obsolescencia.
Pérdidas por insolvencias de deudores
Se pueden deducir como gastos las pérdidas por créditos que hayan derivado en insolvencia de los deudores, siempre que:
- Hayan transcurrido seis meses desde el vencimiento de la obligación.
- El deudor esté declarado en situación de concurso.
- El deudor esté procesado por delito de alzamiento de bienes.
- Las obligaciones se hayan reclamado judicialmente o son objeto de un litigio o procedimiento arbitral de cuya solución dependa su cobro.
Incentivos de mecenazgo o gastos en actividades de interés general
Se consideran gastos en actividades de interés general, entre otros:
- Defensa de los derechos humanos, víctimas del terrorismo y actos violentos.
- Los cívicos, educativos, científicos, deportivos, culturales, sanitarios y laborales.
- Los de defensa del medio ambiente.
- Los de fomento de la economía social, asistencia social e inclusión social.
- Los de fortalecimiento institucional.
- Los de cooperación para el desarrollo, promoción del voluntariado y de la acción social.
- Los de promoción y atención a las personas en riesgo de exclusión por razones físicas, económicas o culturales.
- Los de promoción de los valores constitucionales y defensa de los principios democráticos y los de fomento de la tolerancia.
- Los de desarrollo de la sociedad de la información, investigación científica y desarrollo tecnológico.
Otros conceptos fiscalmente deducibles
Aquí pueden incluirse los gastos que no se encuentran en los apartados anteriores pero que están relacionados con los ingresos de la actividad, como los costes de la asistencia a seminarios, compra de revistas profesionales, cuotas de asociaciones empresariales, etc.
Gastos no deducibles o de difícil justificación
Hay que tener cuidado con estos dos tipos de gastos si no quieres tener problemas con Hacienda en el futuro.
Gastos no deducibles
Por una parte, encontramos un listado de gastos que la Agencia Tributaria excluye de la posibilidad de deducir para los autónomos. Entre ellos se incluyen:
- Multas y sanciones, incluyendo también los recargos por presentar las declaraciones de Hacienda fuera de plazo.
- Donativos y liberalidades.
- Las pérdidas del juego.
- Los gastos que hayas tenido con personas o entidades que residan en paraísos fiscales.
- El IVA soportado que ya te hayas deducido en la declaración trimestral de IVA.
Gastos de difícil justificación
Por otro lado, existen una serie de gastos que se consideran de difícil justificación por su dificultad para probar la vinculación exclusiva con la actividad:
- Suministros de la vivienda afecta a la actividad. Para poder desgravarlos hay que demostrar su vinculación, sin superar el 30% de las facturas sobre el total de la superficie destinada a la actividad.
- Teléfono móvil. Se podrá deducir la factura completa siempre que se tengan dos líneas diferenciadas, una para uso personal y otra para uso profesional.
- Vehículo. Sólo podrán deducirse los gastos asociados al vehículo cuando se pueda demostrar que su uso es exclusivamente profesional. Por eso, los autónomos que no se dediquen al transporte de mercancías, transporte de viajeros, enseñanza de conductores o no sean agentes comerciales, tendrán imposible la deducción de los gastos de su vehículo en el IRPF.
Ya hemos visto cuáles son los gastos deducibles de los autónomos, destacando las compras y otros consumos de explotación, los gastos de personal y los suministros como los más habituales.
Si quieres que la aplicación de los gastos deducibles se haga correctamente te recomendamos contar con profesionales que te asesoren y te ayuden a la hora de elaborar correctamente los impuestos.