Cómo hacer una factura a mano y cuándo deja de ser legal

Cada empresa es un mundo, pero si hay algo que todas tienen en común es la necesidad de facturar. Lo normal es ir emitiendo facturas sin descanso para enviar a los clientes que compran productos o servicios. Vamos, que si vendes, toca facturar, no hay escapatoria.

Te voy a contar cómo hacer una factura a mano. Ahora bien, ¿se pueden seguir haciendo facturas a mano como en los viejos tiempos o ya es cosa del pasado? Si te pica la curiosidad, aquí te lo contamos todo.

Tipos de facturas

Las personas físicas y jurídicas tienen la obligación de emitir facturas, y pueden hacerlo en papel o electrónicamente.

Factura en papel

Es la factura tradicional, la que siempre se ha hecho con papel y boli por parte de una empresa.

Tiene la ventaja de no necesitar sistemas digitales para hacer las facturas. Esto hace que cualquier persona pueda hacerla, pues no se necesitan conocimientos específicos para emitirlas. 

Factura electrónica

La factura electrónica es la que se emite y recibe en formato electrónico y que cumple con los requisitos legales establecidos por la normativa.

Una factura electrónica puede ser una factura simplificada o completa pero tiene que presentarse en formato digital y no en papel.

En España, la facturación electrónica es ampliamente utilizada y está regulada por la Agencia Tributaria. Es más, este tipo de factura está desbancando a la factura en papel, por las ventajas que tiene. Y dentro de poco será la única forma que tendrás de facturar, ya que se prevé que será obligatoria en 2026. 

Cómo hacer una factura a mano

Si eres amante de los tradicional, vamos a ver los pasos necesarios para hacer una factura en papel:

• Introducir los datos del emisor de la factura. Un requisito fundamental para la legalidad del documento es que en la factura aparezcan los datos de la persona, física o jurídica, que emite la factura.
• Introducir los datos del receptor de la factura. Al igual que ocurre con el emisor, también hay que especificar los datos de quien recibe la factura, es decir, el comprador.
• Introducir los datos de identificación de la factura, principalmente la numeración y la fecha de emisión. En cuanto a la numeración, debe ser siempre correlativa y no puede repetirse. La fecha de emisión de la factura es el momento en que se produjo la transacción y sirve para las cuentas con Hacienda y para otras reclamaciones.
• Introducir la descripción de los productos. Hay que especificar lo que se ha vendido, la cantidad, el precio bruto y el total antes de impuestos y descuentos.
• Introducir los datos totales de la factura. Es decir, el resultado de sumar a la base imponible los impuestos pertinentes, o de restar retenciones y descuentos.
• Enviar o entregar la factura a tu cliente. Lo habitual siempre ha sido entregar la factura en papel en persona, pero también puede hacerse de forma virtual, digitalizándola a través de un escáner o una cámara digital y enviándosela al cliente.

🔴 Te aviso que esta forma de facturar tiene las horas contada y quieras o no, vas a tener que emitir facturas electrónicas.

Obligatoriedad de la factura electrónica

La obligatoriedad de la factura electrónica se hizo presente hace cuatro años para los casos en que las empresas emitieran facturas a las Administraciones Públicas. Es decir, no se pueden crear facturas en papel o en otros formatos como Word cuando los destinatarios son Ayuntamientos, Diputaciones o Comunidades Autónomas.

Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, si los destinatarios son negocios no se van a poder elaborar facturas en papel.

Eso sí, como norma general, esta normativa no establece la prohibición de elaborar facturas en papel en las relaciones con los particulares.

Pero, hay una excepción, y es que las empresas que presten servicios al público de especial importancia económica sí que van a tener la obligación de emitir y enviar facturas electrónicas cuando los particulares lo soliciten.

Entre estas empresas se encuentran las que tengan contratados más de 100 trabajadores o facturen más de 6 millones de euros y operen en estos sectores económicos:

• Comunicaciones electrónicas a consumidores.
• Finanzas.
• Suministro de agua, gas o electricidad.
• Agencias de viajes.
• Transporte de viajeros.
• Comercio al por menor.

Ventajas de la factura electrónica

Como ya hemos comentado, la factura electrónica es la opción más utilizada en la actualidad por las ventajas que ofrece frente a la factura en papel, lo que la hace más atractiva.

Los principales aspectos positivos de la factura electrónica son:

• Una mejora en la gestión financiera.
• Contribuye a la sostenibilidad y la eficiencia empresarial.
• Eficacia y rapidez. Este tipo de facturas pueden crearse, enviarse y recibirse al instante, acelerando el proceso de facturación y reduciendo los plazos de cobro.
• Mejora la liquidez y ayuda a evitar la morosidad.
• Reduce los costes. No es necesario imprimir, enviar, ni guardar documentos en papel, por lo que se eliminan todos los gastos asociados.
• Menos errores. Las facturas digitales se generan de forma automática a partir de los datos de las operaciones. Así, se reducen las posibilidades de que existan errores humanos en el momento de calcular los importes o al introducir los datos.
• Almacenamiento y acceso fácil. Se guardan en sistemas electrónicos que permiten acceder a ellas en un futuro, lo que facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
• Seguridad. Las facturas electrónicas incluyen medidas, como la firma digital, que garantizan su autenticidad e integridad. Además, se pueden guardar en varios sitios para evitar perderlas.
• Conciliación más sencilla. Se puede integrar la facturación electrónica con los sistemas de gestión financiera para conciliar cuentas eficazmente.
• Acceso remoto. Se puede acceder desde cualquier sitio con internet, consiguiendo una gestión financiera más flexible y eficaz.
• Cumplimiento normativo. Actualmente , en muchos países la adopción de la facturación electrónica cumple los requisitos legales y fiscales. Puede facilitar el cumplimiento de la normativa y simplificar los informes fiscales.
• Mejora de las relaciones con los clientes. La rapidez y la eficacia en el envío de facturas pueden mejorar la satisfacción del cliente, lo que a su vez puede aumentar la fidelidad y la repetición del negocio.

Te he enseñado a realizar una factura a mano, pero ten muy presente que en menos de lo que esperas vas a tener que hacer las facturas de forma electrónica. Lo mejor es que comiences cuanto antes o lo dejes en manos de profesionales como los de Openges. Su equipo de asesores podrán ser tu punto de apoyo con las factura y con la gestión de tu negocio 😉