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Si estás aquí es porque seguramente estás buscando cómo hacer una nómina y no tienes ni idea de por dónde empezar, ¿verdad? Pues tranquilo, que en este post te voy a explicar todo, ¡sin rodeos!
Sé que solo el hecho de pensar en hacer una nómina da pereza, ya que hay un montón de conceptos y cálculos que pueden volverte loco. Pero no te preocupes, con mi ayuda lo vas a entender todo como si fueras un máquina en la materia (como diría David Bisbal).
En este post voy a explicarte paso a paso cómo hacer una nómina, desde el salario bruto hasta las retenciones de IRPF, la Seguridad Social y todo lo que necesitas saber para que tus empleados reciban su dinero sin problemas.
Y lo mejor de todo es que te lo voy a explicar de manera fácil y sencilla, sin tecnicismos ni complicaciones. Luego, serás libre de hacerlo por ti mismo o dejar que los asesores de Openges la hagan por ti. ¡Comencemos!
La nómina es un documento que recoge toda la información sobre el salario y las retenciones que se aplican a un trabajador en un período determinado. Es decir, en la nómina se detalla cuánto dinero se le ha pagado al trabajador y cuánto se le ha retenido por conceptos como el IRPF o la Seguridad Social.
Para las empresas y autónomos como tú, la nómina es una obligación legal y fiscal, ya que está obligada a llevar un registro de los salarios y retenciones que aplica a sus trabajadores. Además, es una forma de mantener un control y una gestión eficiente de los recursos humanos de la empresa.
Antes de hacer una nómina, existen una serie de aspectos que se deben tener en cuenta, ya que estos influirán en gran medida en el resultado final.
Uno de los factores a tener en cuenta antes de crear una nómina es el tipo de contrato que tiene el trabajador. Esto es fundamental, ya que no es lo mismo trabajar a jornada completa que a jornada parcial, ni tener un contrato indefinido que uno de duración determinada.
En función del tipo de contrato, se aplicarán diferentes reglas en cuanto a las cotizaciones a la Seguridad Social y las retenciones de IRPF.
Es importante conocer la situación en la vida personal del trabajador. No por querer cotillear sobre su vida, sino porque el IRPF variará en función de si está casado o no y de si tiene o no hijos o personas a su cargo.
¿Has oído hablar sobre el convenio colectivo? Cada actividad tiene el suyo propio. Este afectará directamente al salario, complementos, horas extras y dietas.
Por ejemplo, aunque el SMI en España sea 15.120 euros anuales, si el convenio establece que el sueldo mínimo para el puesto es 18.000 euros, deberás de cumplir con este último.
Otro concepto que deberás tener en cuenta sí o sí son las pagas extras. ¿Van a estar prorrateadas en la nómina, o vas a realizar pagas extras de navidad y verano? Esto influirá en el resultado de la nómina, así que tenlo presente.
Estos datos son importantes porque determinan el salario base y la cotización a la Seguridad Social del trabajador. Cuanto más alta sea la categoría y el grupo de cotización, mayor será el salario base y la cotización.
El último factor que puede influir en la nómina del trabajador es si ha estado de baja médica o de paternidad o maternidad. Durante este periodo, el trabajador puede tener derecho a prestaciones por parte de la Seguridad Social, lo que puede afectar al salario neto que percibe.
Yendo al grano, lo que te interesa es saber las partes de una nómina explicadas y los pasos para crearla. Todo ello con un lenguaje entendible y nada de florituras ni tecnicismos, ¿cierto? Pues eso mismo voy a hacer.
Lo primero que debes incluir en una nómina son los datos personales del trabajador y los datos de la empresa o autónomo.
En la sección de devengos de la nómina se recogen todos los conceptos salariales que el trabajador ha generado durante el mes trabajado y a los que aún no se les ha aplicado ninguna deducción.
La suma de estos conceptos conforman el salario bruto del empleado. Es importante destacar que los devengos se dividen en percepciones salariales y no salariales, lo que puede afectar a la tributación y a la cuantía final de la nómina.
Las deducciones de una nómina son los descuentos que se aplican al salario bruto del empleado para calcular su salario neto. Estas deducciones se dividen en las siguientes partes:
¿Cómo vas hasta ahora? ¿Todo bien? Las bases de cotización pueden ser el mayor “monstruo” al que tendrás que enfrentarte dentro de la nómina. Pero tranquilo que voy a darte las armas que necesitas, y sino, siempre puedes acudir a Openges para que luche en tu lugar.
En una nómina hay tres grupos de bases de cotización:
Para saber cuánto se paga de contingencias comunes se deberá realizar la siguiente fórmula:
BCCC = Salario Base + Complementos salariales sujetos a cotización + el prorrateo de las pagas extras*
👉🏻 ¡Importante! No importa cómo pagues las Pagas Extras a tu trabajador. Deberán aparecer prorrateadas en este cálculo, ya que la Seguridad Social cobra mes a mes. ¡Le gusta tener el dinero cuanto antes!
En este caso, se calcula sumando la BCCC + el valor de las horas extras realizadas.
Esta es la base de cotización usada para calcular el tanto por ciento de la base de accidentes de trabajo, desempleo, formación profesional y Fondo de Garantía Salarial (FOGASA).
Llegamos a la tercera y última. La base sujeta a la retención del IRPF es la cantidad que se utiliza para calcular el porcentaje de retención que se aplicará al trabajador en la nómina.
Para calcularla se tienen en cuenta el total devengado y se le restan las cantidades exentas de IRPF (dietas, indemnizaciones…).
Ya casi estamos acabando, te lo prometo. Una vez tengas definidos los devengos y las deducciones, podrás calcular el líquido a percibir por el trabajador. En resumidas cuentas, el importe que le ingresan en la cuenta.
En este apartado deberán aparecer otros dos que deben aparecer para que la nómina quede fetén: la remuneración total (lo que le cuesta a la empresa) y los datos bancarios.
Con esto ya acabamos la nómina. En la parte inferior de la nómina deberá aparecer la siguiente información:
Podría tirarme horas aquí intentando explicarte cómo calcular el IRPF de una nómina, pero quiero hacerte la vida más sencilla, así que te traigo la mejor solución: la calculadora de la Agencia Tributaria.
Solo tienes que acceder a ella e introducir los datos que te solicita, ¡te calculará el IRPF ella solita! ¿no es increíble?
En definitiva, como verás, son muchos conceptos los que se deben tener en cuenta a la hora de realizar una nómina. Así que, si no quieres verte envuelto en un lío, lo mejor es dejar que un especialista se encargue de todo.
No te la juegues y contacta con Openges para que ellos se encarguen de todo.
