Cómo contabilizar el pago de los seguros sociales

Como autónomo, sabes que cada mes tienes que pagar una cuota a la Seguridad Social por tu actividad profesional. Pero, ¿sabes cómo contabilizar este gasto en tu negocio? ¿Qué cuentas debes utilizar y cómo afecta al IVA y al IRPF? 

Además de ser un requisito legal, llevar un registro adecuado de los seguros sociales te ayudará a mantener tus finanzas en orden y evitar sorpresas desagradables.

Así que, en este post te voy a explicar todo lo que necesitas saber sobre la contabilidad de los seguros sociales de los autónomos, de forma sencilla y práctica. Si quieres saber más, sigue leyendo y descubre cómo contabilizar el pago de los seguros sociales. ¡Comenzamos!

¿Qué cuenta contable es la Seguridad Social?

La Seguridad Social se registra en una cuenta llamada “Seguridad Social a cargo de la empresa” o “Seguridad Social de autónomos”. Esta cuenta se utiliza para anotar el dinero que pagas a la Seguridad Social como parte de tus obligaciones como autónomo.

Estoy seguro de que también habrás escuchado hablar del famoso asiento 642. Pues bien, todo hace referencia a lo mismo: lo que debes de pagar a la SS por tus trabajadores. 

Para que lo entiendas mejor, te lo explico con un ejemplo:

Si tienes empleados dados de alta en la Seguridad Social, deberás pagar unas cuotas o contribuciones por ellos. Estas cuotas son una parte del dinero que se destina a la Seguridad Social para garantizar la protección social de los empleados.

En la contabilidad de la empresa, estas cuotas se registra en el asiento 642 que te comentaba antes. Aquí se anotan todas las cuotas que la empresa paga a la Seguridad Social por sus empleados.

Diferencia entre las cuotas de la Seguridad Social que paga la empresa y las cuentas anuales de la Seguridad Social

Para que no te hagas un lío y tengas las cosas claras, debes grabarte a fuego la diferencia entre ambas. 

Las cuotas de la Seguridad Social son los pagos que la empresa realiza para financiar la protección social de sus empleados. Estas cuotas se registran en la contabilidad de la empresa, como mencionamos antes.

En cambio, las cuentas anuales de la Seguridad Social son informes financieros que proporcionan información sobre la situación económica y los resultados de la Seguridad Social. 

Estas cuentas anuales son elaboradas por los organismos de la Seguridad Social, no por las empresas. Estos informes se presentan al Tribunal de Cuentas para mostrar cómo se ha utilizado el dinero de la Seguridad Social, cómo ha sido administrado y cuáles han sido los resultados financieros.

¿Cómo se contabiliza el pago de los seguros sociales?

Lo primero de todo es saber diferenciar qué parte te corresponde a ti como empresario y cuál le corresponde a tus trabajadores. 

Antes te hablé sobre el asiento 642. Este es el que te corresponde pagar a ti. Sin embargo, también está el asiento 640 conocido como la Cuota Obrera, que corre a cargo del trabajador. 

En definitiva, para contabilizar el pago de los seguros sociales lo mejor es seguir estos 4 pasos.

Identifica la cuenta contable adecuada

Busca la cuenta específica destinada a los seguros sociales. Puede tener un nombre como “Seguridad Social” o “Seguros Sociales Autónomos“.

Registra el gasto

Una vez lo tengas todo localizado, y realices el pago, apúntalo en tu registro contable. Esto te servirá de gran ayuda para tener un buen control de los pagos. 

Detalla la información en la descripción del pago

Asegúrate de incluir la fecha del pago, el período al que corresponde y todos aquellos detalles relevantes en la descripción de la transacción. Esto te ayudará a tener un registro claro y completo de los pagos que has realizado.

Revisa tus pagos

Cada final de mes, trimestre y año es recomendable que revises todos los pagos que has realizado durante todo ese periodo. Te recomiendo que los compares con los registros contables y los extractos bancarios para asegurarte de que todo está correctamente. 

En resumen, si quieres llevar una contabilidad adecuada y no tener un sustito, lo mejor es que sigas estos consejos. ¡Más vale prevenir que lamentar!

¿Cómo se contabilizan los seguros sociales negativos?

Cuando una empresa paga por adelantado los seguros sociales no está gastando dinero, sino que está adquiriendo un derecho de cobro a la Seguridad Social. Aquí te explico cómo reflejar esto en la contabilidad.

Asiento 471 y 476

En la contabilidad, deberás anotar el importe en una cuenta llamada “Organismos de la seguridad social deudores” (471) o “Organismos de la seguridad social acreedores” (476). 

Lo importante es que indiques el importe en la columna de “debe” y lo restes de la deuda que tenemos con la Seguridad Social.

👉🏻 Importante: Nunca debes incluir esta cantidad en una cuenta de gasto, ni tampoco en la cuenta de Sueldos y Salarios, ya que eso distorsionaría los resultados de la empresa.

Asiento 640

En esta cuenta llamada “Sueldos y Salarios” se anota el sueldo del trabajador, pero sin incluir el pago delegado ni el subsidio de incapacidad temporal.

Asiento 642

En cambio, en esta cuenta llamada “Seguridad Social a cargo de la empresa” deberás registrar las cotizaciones que la empresa debe pagar. 

Ojo porque si hay cotizaciones que corresponden al trabajador y otras que corresponden a la empresa, las que corresponden al trabajador también la deberás anotar en la cuenta de “Organismos de la seguridad social acreedores” (476).

En definitiva, siguiendo estos pasos, podrás contabilizar correctamente los seguros sociales negativos y mantener una contabilidad ordenada. 

Recuerda que siempre es recomendable consultar a un profesional contable para no cometer ningún fallo. Mi consejo es que acudas a Openges y te olvides de tantos asientos, cuentas y papeleos. 

¿Cómo se contabilizan los seguros sociales de los autónomos?

Si eres autónomo y necesitas contabilizar las cotizaciones que pagas como parte de tu afiliación al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), te cuento que es un proceso sencillo pero muy importante.

Para llevar un registro adecuado de tus cotizaciones, utiliza el asiento 642 llamada “Seguridad Social a cargo de la empresa”. Como te comenté antes, aquí podrás anotar tanto tus propias cotizaciones como las de tus empleados, en caso de que tengas alguno.

Al hacer esto, estarás reflejando correctamente el gasto relacionado con los seguros sociales en tu contabilidad. ¡Listo! Ya sabes cómo hacerlo. 

¿Cuándo se contabilizan los seguros sociales?

Para terminar, voy a contarte otro factor fundamental a la hora de contabilizar los seguros sociales: ¿Cuándo debes hacerlo? 

Pues bien, la contabilización de los seguros sociales para autónomos se realiza en diferentes momentos del año, así que no podrás librarte de ella tan fácilmente. ¡Sígueme!

Registro contable mensual

Debes anotar los seguros sociales como un gasto en tus registros mensuales. Piensa en ello como una factura que pagas cada mes para cumplir con tus obligaciones. 

Para ello, registra los pagos en una categoría específica, como “Seguridad Social” o “Seguros Sociales Autónomos”. ¡Te será más sencillo tenerlos controlados!

Liquidaciones trimestrales

Como autónomo, deberás presentar las llamadas “liquidaciones trimestrales”. En estas, se calculan los seguros sociales correspondientes al trimestre y se contabilizan como gastos. 

💡 Consejo: Asegúrate de realizar este cálculo correctamente y anotar los importes en tus registros contables.

Ajustes anuales

Las cosas en pocas ocasiones salen bien a la primera. Así que, cuando termine el año fiscal, es más que probable que necesites hacer ajustes contables relacionados con los seguros sociales. Esto puede deberse a cambios en las tasas de cotización o en la base de cálculo. 

💡 Consejo: Revisa y actualiza tus registros para que estos cambios aparezcan reflejados correctamente.

En definitiva, todo esto supone una cantidad inhumana de papeleo que harán que te entren ganas de tirarte por la ventana que tengas más cerca. Así que, para evitarlo, te recomiendo que dejes todo en manos de un asesor laboral y te vayas a tomarte algo al bar sin tener que preocuparte.