Facturas | Cuánto tiempo tienes que guardarlas y por qué

Entre las obligaciones de los empresarios, además de presentar y pagar los impuestos, también están otras como la conservación de documentos.

Pero…¿Cómo lo hago? ¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?

Vamos a verlo todo con detalle.

Qué documentos hay que conservar

En primer lugar, vamos a ver cuáles son los documentos que hay que conservar con su contenido original, ordenados y cumpliendo los plazos establecidos por la normativa:

• Facturas emitidas.
• Facturas recibidas.
• Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo, cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
• Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.

Quién está obligado a guardar facturas

Los que tendrán que conservar todos los documentos que hemos visto en el punto anterior serán los empresarios y profesionales en relación con su actividad y las obligaciones tributarias.

También deberán cumplir esta obligación los empresarios y profesionales que estén acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido. Se incluirán dentro de los obligados los que no tengan la condición de empresarios o profesionales, pero sean sujetos pasivos del Impuesto, aunque en este caso sólo alcanzará a las facturas recibidas y a las copias o matrices de las facturas expedidas.

Cuánto tiempo hay que guardar las facturas

Saber durante cuánto tiempo hay que guardar las facturas es la clave para cumplir con la obligación porque, en muchos casos, se eliminan o se tiran antes de tiempo.

El artículo 29.2 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria y 165.Uno de la Ley 37/1992 establecen un período de obligación general para la conservación de las facturas de cuatro años.

Pero hay casos especiales y otros aspectos que hay que conocer para saber cuál es el plazo durante el que hay que guardar las facturas.

Cuando las facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado cuotas del  IVA cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante su correspondiente período de regularización y los cuatro años siguientes.

Los empresarios o profesionales que realicen operaciones que tengan por objeto oro de inversión, deberán conservar las copias de las facturas correspondientes a dichas operaciones durante un período de cinco años.

Por otro lado, la normativa mercantil reclama conservar las facturas al menos por seis años.

Por tanto, y tratando de resumir todo esto para saber cuánto tiempo hay que guardar las facturas, tienes que tener claros los siguientes plazos:

• Seis años cuando tengan que ver con una transacción mercantil.
• Cinco años cuando se trate de otro tipo de servicio, ya que forman parte del registro del IRPF.
• Diez años cuando tributamos en sociedades y hemos tenido alguna base imponible negativa.

Así que, lo mejor para no tener problemas es guardar las facturas durante el máximo de tiempo, para no tener dudas de estar cumpliendo con la obligación de conservar estos documentos.

Por qué hay que guardar las facturas

Aunque, cuando está establecido en normativa, las obligaciones hay que cumplirlas sin importar los motivos, es bueno conocer el por qué de las cosas.

Las facturas son documentos legales y con validez fiscal que justifican tres cosas:

• Que has realizado un trabajo o vendido unos productos.
• Que has cobrado por él o tienes el derecho a cobrar.
• El IVA y las retenciones que se aplican a estos ingresos.

El principal motivo por el que se deben conservar las facturas es porque es la mejor prueba para resolver los conflictos que puedan surgir, como algún malentendido con un cliente. Con este documento se puede comprobar que has cumplido tu parte.

Si ése fuera el único motivo, se guardarían las facturas durante un período razonable que, una vez transcurrido, se prevea que no van a existir más reclamaciones por parte del cliente.

Pero, los empresarios y profesionales tienen que conservar los documentos por dos motivos fundamentales:

• El Código de Comercio establece que debes conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes que tengan relación directa con tu negocio, debidamente ordenados, durante seis años.
• Las normas fiscales obligan a expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos. También, conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con las obligaciones tributarias.

Entonces, además de guardar las facturas por los posibles conflictos que puedan surgir, también puede haber inspecciones de la Agencia Tributaria o conflictos legales para los que vas a necesitar contar con la documentación. De esta forma se prueba que todo se ha hecho según la normativa, la transparencia de las transacciones y se solucionan posibles errores.

Cómo guardar las facturas

La documentación, ya esté en papel o en formato electrónico, tiene que conservarse, según lo establecido por la Agencia Tributaria, por cualquier medio que garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad. También debe ser posible el acceso a todos estos documentos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.

Si se opta por la conservación de las facturas por medios electrónicos en un país tercero con el que no exista un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua, para que se considere válida, deberá haberse comunicado con carácter previo a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Sanciones por no conservar las facturas

Está claro que conservar las facturas es una obligación para empresarios y profesionales. Es más, el hecho de no guardar las facturas durante el tiempo necesario se considera una infracción tributaria grave.

La Agencia Tributaria te sancionará con una multa de un 2% del valor total de las operaciones que hayan causado la infracción.

Si no se conoce el importe, la multa será de 300€ por cada operación de la que no se haya conservado la factura correspondiente.

Así que, lo mejor es conservar todo durante el tiempo necesario.

Ahora ya sabes qué documentos tienes que conservar, quiénes están obligados y cuánto tiempo hay que guardar las facturas. Procura hacerlo todo correctamente si no quieres recibir una sanción de Hacienda.

Si tienes dudas sobre las obligaciones fiscales y legales, lo mejor es consultar a una asesoría como Openges. Así, tendrás una guía y acompañamiento de profesionales desde el principio y cumplirás con todos los trámites y obligaciones legales para no tener problemas con Hacienda.