Factura proforma: Qué es y cómo hacerla de manera correcta

Todo lo que tiene que ver con facturas, impuestos y contabilidad puede sonar complicado. Pero no tiene que serlo siempre.

La factura proforma es un documento muy utilizado y sencillo de hacer si sabes cómo.

Vamos a verlo.

Qué es una factura proforma

La factura proforma es un documento que se utiliza en las transacciones comerciales. Se emite antes de finalizar la venta y emitir la factura formal o definitiva.

Sirve para informar de las condiciones de venta de nuestro producto o servicio a los clientes. También para que tengan un documento en el que se pueden consultar todos los datos que van a incluirse también en la factura definitiva.

No tiene validez fiscal ni puede sustituir a la factura normal. Sin embargo, puede tener validez jurídica en algunos casos, cuando hay conflictos entre comprador y vendedor.

Factura proforma o presupuesto

Puede que al leer todo lo que hace referencia a la factura proforma te haya venido a la mente otro documento con el que puedes confundirla, el presupuesto.

Aunque los dos documentos pueden ser muy similares, tienen usos diferentes.

El presupuesto es el primer documento que se le envía a un cliente. La principal utilidad del presupuesto es informar de los precios y que el cliente acepte o rechace la oferta.

La factura proforma se envía una vez que el cliente ha aceptado el presupuesto. En este momento la relación entre vendedor y cliente ya está más asentada.

Cómo hacer una factura proforma

Una vez que tienes claro qué es una factura proforma y cuándo utilizarla, voy a explicarte qué tienes que incluir en ella y cómo hacerla.

Elementos de una factura proforma

Los datos que tienes que incluir en una factura proforma son:

• Texto que indique que es una factura proforma. Es fundamental porque es lo que la distinguirá principalmente de la factura normal.
• Fecha. Es decir, cuándo se emite la factura proforma.
• Datos del vendedor. Nombre, razón social, NIF y domicilio principalmente.  
  
• Datos del comprador. Nombre, NIF y domicilio, aunque puedes añadir email o teléfono.
• Productos o servicios. Una descripción detallada de lo que se está vendiendo.    
  
• Cantidad. Sean bienes o servicios se debe especificar cuánto de lo que se está ofreciendo al cliente se formaliza con la factura proforma.
• Precio. Importe unitario del producto o servicio que han acordado las partes. 
• Impuestos. IVA e IRPF que se aplica a la base. 
• Total de la factura. Cuantía total que habrá que pagar.
  

Además de todos estos elementos, también suele incluirse la forma de pago y la cuenta bancaria donde hacer la transferencia, entre otros datos.

Elaboración de la factura proforma

Hacer una factura proforma es similar al de crear una factura normal. Es un proceso sencillo, pero te lo explico paso por paso.

Paso 1: Deja claro que es una factura proforma

Uno de los aspectos más importantes en las facturas proforma es que no tienen la misma validez a efectos fiscales que las facturas normales. Por eso, es importante que se vea a simple vista que no lo es.

Por eso, lo mejor es indicar en la parte de arriba del documento un texto que ponga “factura proforma” antes de cualquier otro dato.

Paso 2: Incluye la fecha de la factura

El número de la factura proforma no es necesario, aunque sí recomendable. Sin embargo, la fecha en la que se emite sí que es obligatoria.

Con la fecha se evitan confusiones con otros documentos emitidos anteriormente o posteriormente.

Paso 3: Datos fiscales de comprador y vendedor

Hay que identificar a las personas que intervienen en la transacción. Para ello, hay que añadir los siguientes datos de cada uno de ellos:

• Nombre y apellidos o denominación social, dependiendo de si son personas físicas o jurídicas.
• Número de Identificación Fiscal (NIF). 
• Domicilio fiscal.   
  

Paso 4: Especifica los productos o servicios y su precio

Es importante especificar detalles de los productos o servicios que se están vendiendo, así como la cantidad a la que se refiere la factura proforma.

También hay que añadir el precio unitario de cada uno de ellos y el IVA que se les aplica.

Paso 5: Importes totales

En la última parte de la factura se indica el precio total, los descuentos que se aplican, los impuestos (IVA e IRPF) que hay que añadir y el importe total que habrá que pagar.

Ejemplo de factura proforma

Obtener un modelo de factura proforma es relativamente sencillo.

Si buscas por internet, encontrarás infinidad de ellas y si tienes un gestor que te ayude con las cuentas y gestiones de tu negocio, puede que también te facilite uno. Sin embargo, lo más sencillo puede ser utilizar tu programa de facturación habitual para crearla.

Como has visto, la factura proforma es muy útil en las transacciones comerciales habituales. Es sencilla de hacer y sólo tienes que incluir los datos necesarios para que sea válida.

Pero si tienes alguna duda sobre facturación o cualquier otra gestión de tu negocio, lo más recomendable es contar con profesionales. Openges puede ser un gran aliado para ti y tu empresa, ya que te guiará durante todos los procesos habituales de tu actividad.