Cómo dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social

Estoy seguro de que si has llegado a este post es porque estás pensando en contratar a un trabajador. Te habrán contado miles de cosas, algunas ciertas y otras inventadas, provocándote un quebradero de cabeza. 

No te preocupes, todo autónomo o empresario ha pasado por este trámite. Te recomiendo desde ya que dejes todo el papeleo en manos de un profesional y te quites de problemas. 

Aun así, te voy a contar todo lo que necesitas saber sobre cómo dar de alta a un trabajador. ¿Estás preparado?

¿Qué tengo que hacer para dar de alta a un trabajador?

Para dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social tendrás que seguir una serie de pasos. Mi consejo es seguirlos al pie de la letra para evitar problemas y posibles multas.  

Inscripción del empresario en el Sistema de la Seguridad Social

Lo primero es comenzar por lo más importante. Antes de iniciar cualquier trámite es necesario que estés inscrito como empresario. Si no lo estás, no podrás contratar a ningún trabajador. Parece lógico, pero es mejor aclararlo para que no surjan problemas en el futuro. 

Si aún no estás inscrito en el Sistema de la Seguridad Social, te explico brevemente cómo hacerlo.

Rellena el modelo de Solicitud TA.6

El nombre no es muy bonito, la verdad, pero necesitarás cumplimentarlo y presentarlo en la Tesorería General de la Seguridad Social más cercana. Además de este, deberás llevar el documento identificativo del titular de la empresa y el documento en el que conste la actividad económica de la empresa. 

Recuerda que la inscripción deberás realizarla antes de comenzar la actividad. Además, en caso de producirse algún cambio en los datos, así como un cese o extinción de la empresa, deberás presentar el modelo TA.7. El plazo para presentarlo sería de 7 días naturales desde el momento en el que se produzcan los cambios. 

Preparar la documentación necesaria para dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social

Son varios los documentos que necesitarás para poder tramitar el alta de un trabajador por cuenta ajena. Estos serán los mismos tanto si el alta se produce por primera vez como si ya ha estado trabajando para otras empresas en el pasado. 

• Solicitud de alta en el Régimen General de la Seguridad Social (formulario TA.2).
• Documentación del trabajador: Número de identificación fiscal (NIF), certificado de nacimiento o pasaporte, y número de la Seguridad Social (si ya tiene asignado uno).
• Contrato de trabajo: deberás presentar el contrato de trabajo firmado por ambas partes.
• Certificado de empadronamiento del trabajador.
• Datos de la empresa: NIF y número de alta en la Seguridad Social.

Presentar la documentación para dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social

El siguiente paso es lógico, presentar toda la documentación que requiere la Seguridad Social. Los tiempos van avanzando, y si bien antes tenías que acudir presencialmente a entregar todos los documentos, en la actualidad existen dos vías diferentes para hacerlo:

Entregar la documentación presencialmente

Es la más conocida y antigua de todas. Para ello tendrás que acudir a la oficina de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) más cercana y presentar toda la documentación. Pero ojo, antes de ir tendrás que pedir cita previa y a veces no las encontrarás tan pronto como deberías, retrasando y eternizando el trámite. 

Entregar la documentación online

Es la vía más rápida por muchos motivos: evitas tener que pedir cita previa, perder tiempo esperando a que te atiendan (a veces te atienden hasta una hora después de la hora de tu cita) y tener que desplazarte hasta una oficina de la TGSS. En definitiva, son todo ventajas. 

Puedes dar de alta a tu trabajador a través del Sistema Red o Sede Electrónica de la página web de la Seguridad Social. En esta misma página encontrarás las instrucciones para realizar el proceso de alta. 

¿Cuándo debo notificar a la Seguridad Social el alta de un trabajador?

Es importante tener en cuenta que el alta en la Seguridad Social debe realizarse el mismo día que comienza la relación laboral. Existe mucha desinformación sobre esto, así que para que lo tengas claro te lo explico de manera detallada.

La Seguridad Social ofrece un plazo máximo de 60 días previos a la relación laboral. Es decir, puedes comunicar hasta 60 días antes que vas a contratar a un trabajador. De este modo, puedes tener la documentación preparada y entregada mientras que el futuro trabajador cumple con los días de preaviso en su antigua empresa. 

Sin embargo, las dudas más frecuentes comienzan con informar el alta del trabajador después de que comience a trabajar en la empresa. Lo ideal es tenerlo todo listo antes de que llegue a la empresa. De no ser así, podría incurrir en una sanción económica.  

Mucho cuidado con confundir la Seguridad Social con el SEPE. Existe mucho desconocimiento en este sentido, así que es mejor aclararlo.

El SEPE da un plazo de 10 días para notificar el alta del trabajador, mientras que en la Seguridad Social tienes que avisar antes de que comience a trabajar. Aun así la fecha de alta que deberás indicar en el SEPE es el día en el que comenzó la relación laboral.

En cuanto al plazo para tramitar la baja o informar de un cambio en el contrato será de 3 días naturales. Entre ellos se encuentran:

• Cambios en el tipo de contrato o coeficiente de jornada laboral.
• Cambios en el grupo de cotización.
• Fecha de variación.
• Ocupación.

¿Quién debe dar de alta al trabajador en la Seguridad Social?

El empleador es el encargado de tramitar el alta del trabajador en la Seguridad Social. Para tramitar el alta de tu futuro trabajador necesitarás los siguientes datos:

• Nombre o razón social del empresario que solicita el alta.
• Código de Cuenta Cotización del empresario.
• Régimen de la Seguridad Social.
• Nombre, apellidos y domicilio del trabajador.
• NIF y número de la Seguridad Social del trabajador.
• Fecha de inicio de la actividad.
• Grupo de cotización.
• Tipo de contrato y coeficiente de jornada en su caso.
• Ocupación (en determinados supuestos previstos por la ley).
• Convenio o Convenios Colectivos.

¿Quién puede solicitar la afiliación a la Seguridad Social?

Este es el principal problema con el que se encuentran las empresas y autónomos en el momento de contratar a un trabajador que nunca ha estado dado de alta en la Seguridad Social. Es decir, no dispone del número de afiliación necesario para iniciar la relación laboral. 

A diferencia del alta, la solicitud de afiliación la puede solicitar tanto la empresa como el propio trabajador. 

Existe una tercera vía conocida como “de oficio”. Esto significa que es la propia Seguridad Social quien lo realiza, pero mejor ni nombrarla porque sería señal de que ha habido una inspección de trabajo. 

¿Cuánto tiempo tarda la Seguridad Social en dar de alta a un trabajador?

El proceso de alta en la Seguridad Social varía dependiendo de la forma en la que has presentado la documentación. Si lo haces de forma presencial en una oficina de la TGSS el proceso de alta tarda entre 3 y 5 días laborables. En cambio, si lo haces online, el proceso de alta es mucho más rápido, tardando de 1 a 3 días laborables. 

¿Qué pasa si tengo un trabajador sin estar dado de alta?

Lo primero que tengo que decirte es que no debería de ser una opción. Tener a un trabajador sin estar dado de alta significa que no se están realizando las cotizaciones correspondientes a ese trabajador. 

A la Seguridad Social no le hará ninguna gracia que tengas a un trabajador sin inscribir en el sistema, así que si te pillan puede tener graves consecuencias, tanto para ti como para el empleado.

No dar de alta a un trabajador puede conllevarte sanciones económicas graves. Además, no estarías cumpliendo con tus obligaciones laborales y podrías verte involucrado en problemas legales.

En cambio, el trabajador no estaría protegido en caso de accidente o enfermedad y no tendría acceso a prestaciones como la jubilación o desempleo.

Mi consejo es que bajo ningún concepto te la juegues teniendo un trabajador sin estar dado de alta. 

Ahora que ya conoces lo que implica contratar a un trabajador, y la cantidad de trámites que tienes que realizar, te recomiendo que te olvides de ello y dejes que Openges se encargue de todo.